Unter «Checklisten» öffnen Sie den Assistenten «Lohnverarbeitung»
Der Assistent «Lohnverarbeitung» enthält folgende Prüfpunkte und Mutationsmöglichkeiten, welche mit dem Feld «Starte Aktion! » durchgeführt werden können:
- Absenzen/Dienste
- Saldi ausgleichen
- Liste Monatstotal (Produktelinie Basic & Extra / zeitbezogene Daten)
- Lohnposition vergeben (variable Lohndaten, nicht wiederkehrend)
- QST Mutationsgründe (EMA)
- Monatslohn
- Alle Löhne rechnen
- Lohnabrechnung kontrollieren
- Zahlung durchführen
- Lohnabrechnung drucken bei Austritt (z.B. bei Austritt Mitte Monat)
1. Absenzen / Dienste
Im ersten Schritt der Lohnverarbeitung können Sie die verschiedenen Absenzen wie Krankheit, Unfall, Mutterschaft, Ferien usw. erfassen. Dafür gehen Sie wie folgt vor:
Beispiel: Ferienerfassung
Damit die Absenzen berücksichtigt werden, müssen sie erfasst werden, bevor die Monatstotale in der Liste Monatstotal erfasst werden.
2. Saldi ausgleichen bei Austritt (nur für Produktelinie Total)
Damit der Mitarbeitende aufgelistet wird, muss sein Austrittsdatum im aktuellen Monat gesetzt sein. Wenn Sie in den Arbeitszeitangaben «Autom. Auszahlen der Saldi bei Austritt» gewählt haben, werden die Restguthaben automatisch in die Spalte «Ausbez.» übernommen. Andernfalls geben Sie in der Spalte den Wert ein, welchen Sie auszahlen möchten.
3. Liste Monatstotal
Hier können Sie für die einzelnen Mitarbeitenden die geleisteten Stunden, Zusatzstunden, Nachtzuschläge, Umsätze usw. erfassen und die, vorgängig unter Absenzen / Dienste erfassten Absenztage kontrollieren.
Mit dem Feld «Spaltendefinition» können Sie die benötigen Eingabefelder ein- oder ausblenden. Ferner kann ausgewählt werden, welche Mitarbeitergruppen (Keine Stundenkontrolle, nur Monatstotal, tägliche Eingabe oder Mitarbeitende mit Stempeluhr angezeigt werden sollen.
4. Lohnpositionen vergeben
Mit diesem Prüfpunkt können Sie für ausgewählte Mitarbeitende spezifische Lohnpositionen wie z.B. diverse Zulagen für Spesen oder Abzüge wie z.B. die Mengen der konsumierten Verpflegungen vergeben. Des Weiteren verbuchen Sie hier auch allfällige Taggeldzahlungen der Krankentaggeld- oder der Unfallversicherung und EO-Taggelder.
Erfassung von Verpflegungsmengen
Um die konsumierten Verpflegungsmengen zu erfassen, wählen Sie zuerst die entsprechenden Mitarbeitenden aus.
Wählen Sie die Position «660 Verpflegung» und die entsprechende Subposition, wie z.B. «17 Verpflegung Mittagessen», aus.
Wichtiger Hinweis:
Die Optionen «Mitarbeiter einzeln abfragen» und «Mitarbeiter automatisch rechnen» müssen aktiviert sein.
Klicken Sie auf «OK» um auf die nächste Erfassungsmaske zu gelangen.
Erfassen Sie die Menge der konsumierten Verpflegungen in der Spalte «Faktor».
5. QST Mutationsgründe (EMA)
Eintritte, Austritte und Mutationen erfassen Sie unter QST Mutationsgründe (EMA), indem Sie beim jeweiligen Mitarbeitenden auf die Lupe klicken:
- Erfassen Sie unter «Jahr» und «Monat» aus, wann der Mitarbeitende ein- oder ausgetreten ist, bzw. für welchen Monat die Mutation gilt. Wenn mehrere Monate mutiert werden müssen, sind diese einzeln abzuarbeiten.
- Wenn Sie eine Mutation durchführen möchten, erfassen Sie unter «Neu» die Mutation bei Kanton, Gemeinde oder QST-Code und
- Klicken Sie auf «Speichern».
- Anschliessend klicken Sie auf das «+» unterhalb des Monats und
- Definieren Art und Grund sowie das Gültigkeitsdatum
- Speichern Sie die Eingabe.
6. 13. Monatslohn
Starten Sie den Prüfpunkt «13. Monatslohn», um jene Mitarbeitende zu markieren, bei welchen Sie den Anteil vom 13. Gehalt in diesem Monat auszahlen.
ACHTUNG:
Wenn Sie für einen Monat mehrere Lohnläufe durchführen, markieren Sie auch die Mitarbeitenden, für welche Sie die Löhne bereits ausbezahlt haben.
7. Alle Löhne rechnen
Führen Sie mit «Starte Aktion!» den Prüfpunkt «Alle Löhne rechnen» durch. Damit stellen Sie sicher, dass die Lohnberechnung bei allen aktiven Mitarbeitenden vorgenommen wird.
8. Lohnabrechnungen kontrollieren
Führen Sie mit «Starte Aktion!» den Prüfpunkt «Lohnabrechnung kontrollieren» aus.
Wählen Sie die Mitarbeitenden aus, bei denen Sie die Lohnabrechnung kontrollieren möchten oder markieren Sie auf der nächsten Seite die Auswahl «Alle Mitarbeiter».
Sobald Sie die markierten Mitarbeitenden mit OK bestätigen, werden Sie im Lohnprogramm direkt auf die Seite der Lohnabrechnung weitergeleitet, welche Sie für jeden einzeln markierten Mitarbeitenden direkt mutieren können.
Sobald Sie für alle die Löhne kontrolliert und korrigiert haben, schliessen Sie den Reiter «Lohnabrechnung» und gelangen wieder in den Prozess Lohnverarbeitung, indem Sie im Fenster oben links auf Checkliste klicken.
9. Zahlung durchführen
Führen Sie mit «Starte Aktion!» den Prüfpunkt «Zahlung durchführen» aus.
Mit dieser Aktion wird der Nettolohn im Lohnprogramm und somit auch auf der Lohnabrechnung als ausbezahlt aufgeführt. Führen Sie diesen Punkt für einen Mitarbeitenden nicht aus, wird der ganze Nettolohn auf den Folgemonat übertragen.
Wählen Sie in der folgenden Maske die gewünschte Zahlungsart aus und klicken Sie auf Zahlungslauf.
Bei Zahlungen via ISO 20022: Speichern Sie das Zahlungsfile auf Ihrem Rechner als xml.-Datei ab. Anschliessend können Sie dieses File in Ihrem E-Banking einlesen.
10. Lohnabrechnung drucken
Starten Sie die Aktion, um die Lohnabrechnungen zu drucken. Bedenken Sie, dass sich die Lohnabrechnungen bis zum Abschluss der Lohnperiode durch Nachbearbeitung der Stundenkontrolle (Produktelinie Total) oder Erfassungen von Arbeitsunfähigkeiten unter Absenzen/Dienste verändern können.