Zum Jahresende stehen verschiedene administrative Aufgaben an, damit die Lohnverarbeitung, Sozialversicherungen und Meldungen für das abgeschlossene und das neue Jahr korrekt verarbeitet werden können.
In diesem Beitrag erhalten Sie einen chronologischen Überblick über die wichtigsten Jahresendarbeiten in miruSocial. Die detaillierten Anleitungen finden Sie direkt in den verlinkten Helpcenter-Artikeln.
So verwenden Sie diese Übersicht: Arbeiten Sie die einzelnen Punkte der Reihe nach durch. Wenn Sie auf einen verlinkten Helpcenter-Artikel klicken, wird dieser in einem neuen Browser-Tab geöffnet. Die Übersicht der Jahresendarbeiten bleibt dadurch geöffnet. Nach der jeweiligen Anleitung können Sie hier mit dem nächsten Punkt fortfahren.
Voraussetzungen
Bevor Sie mit den Jahresendarbeiten beginnen, sollten folgende Informationen verfügbar sein:
- aktuelle Mitarbeiterstammdaten
- aktuelle Versicherungsprofile und Prämiensätze
- aktuelle Angaben zur beruflichen Vorsorge (BVG)
- neue Mindestlöhne gemäss L-GAV
- aktuelle Kennzahlen und Grenzbeträge
- allenfalls eine gültige Vollmacht für die erforderlichen Meldungen und Abklärungen
1. Tarifmutationen für das neue Jahr einreichen
Prüfen Sie, ob sich für das kommende Jahr die Versicherungsangaben oder Tarife ändern.
Über die To-do-Liste in miruSocial erhalten Sie die Informationen zur Erfassung der Tarifmutationen. Melden Sie sich mit dem im Schreiben aufgeführten Einmal-Login an und prüfen beziehungsweise erfassen Sie die Angaben zu:
- Krankentaggeldversicherung (KTG)
- Unfallversicherung (UVG)
- UVG-Zusatzversicherung (UVGZ)
Bestehen keine Änderungen, bestätigen Sie die bestehenden Angaben.
Frist: Tarifmutationen müssen spätestens bis zum 31. Dezember eingereicht werden.
Weitere Informationen:
Wie reiche ich die Tarifmutationen für KTG, UVG und UVGZ ein?
2. ELM-Auftrag prüfen
Prüfen Sie, ob GastroSocial bereits über den erforderlichen ELM-Auftrag verfügt oder ob ein neuer ELM-Auftrag eingereicht werden muss.
Ein gültiger Auftrag ermöglicht GastroSocial, notwendige Versicherungs- und Registrierungsinformationen bei Versicherungen, Behörden und Quellensteuerämtern einzuholen.
Der erteilte ELM-Auftrag entbindet nicht von der Verpflichtung, die neuen KTG-, UVG- und UVGZ-Tarife über den vorgesehenen Prozess in miruSocial einzureichen.
3. AHV-Jahreszirkular prüfen
Zum Jahresende informiert GastroSocial über wichtige Änderungen für das kommende Abrechnungsjahr.
Prüfen Sie insbesondere:
- neue Beitragssätze
- neue Grenzbeträge
- relevante Fristen und Termine
- Änderungen bei Sozialversicherungen
- weitere Neuerungen für das kommende Abrechnungsjahr
Weitere Informationen:
Wo finde ich die aktuellen Kennzahlen und Grenzbeträge?
4. Vorbereitungen vor dem Dezember-Lohnlauf
Vor dem letzten Lohnlauf des Jahres sollten Sie die relevanten Mitarbeiter-, Lohn- und Versicherungsdaten kontrollieren. So können notwendige Korrekturen noch vor den Jahresmeldungen vorgenommen werden.
4.1 Mitarbeiterstammdaten prüfen
Kontrollieren Sie insbesondere:
- persönliche Angaben und Adresse
- statistische Angaben
- Arbeitszeitangaben
- Arbeitsverhältnis
- Lohnbestandteile
- Bankverbindung
Weitere Informationen:
Welche Vorbereitungen sind für die elektronische Lohnmeldung (ELM) via E-Transfer notwendig?
4.2 Berufliche Vorsorge (BVG) prüfen
Prüfen Sie, ob die BVG-Beitragspflicht der Mitarbeitenden korrekt hinterlegt ist. Berücksichtigen Sie dabei die für das kommende Jahr gültigen Grenzbeträge.
Weitere Informationen:
Wie überprüfe ich, ob ein Mitarbeitender pensionskassenpflichtig (BVG) ist?
Wo finde ich die aktuellen Kennzahlen und Grenzbeträge?
4.3 L-GAV kontrollieren
Prüfen Sie vor der Dezember-Lohnverarbeitung, ob der L-GAV-Bildungs- und Vollzugskostenbeitrag bei den Mitarbeitenden korrekt berücksichtigt wurde.
Weitere Informationen:
- Wer ist dem L-GAV unterstellt?
- Wie wird der L-GAV-Bildungs- und Vollzugskostenbeitrag berechnet?
- Wie kann überprüft werden, ob der L-GAV-Vollzugskostenbeitrag für das aktuelle Jahr abgezogen wurde?
- Wie korrigiere oder erstatte ich L-GAV-Beiträge?
4.4 L-GAV-Mindestlöhne prüfen
Kontrollieren Sie, ob die Löhne der Mitarbeitenden den aktuell gültigen Mindestlöhnen gemäss L-GAV entsprechen.
Welche Mindestlöhne gelten gemäss Landesgesamtarbeitsvertrag (L-GAV) im Jahr 2026?
Die Mindestlöhne für 2027 werden ergänzt, sobald die neuen Werte vorliegen.
4.5 NBU-Beitragspflicht prüfen
Prüfen Sie insbesondere bei Mitarbeitenden mit geringem Beschäftigungsumfang, ob die NBU-Beitragspflicht korrekt hinterlegt ist.
Überprüfen Sie anhand des Lohnkontos (Position 3000 11), ob die durchschnittliche Arbeitszeit weniger als 8 Stunden pro Woche beträgt. Der Wert von 32 Stunden pro Monat dient lediglich als Orientierung; insbesondere bei unregelmässigen Einsätzen ist der wöchentliche Durchschnitt massgebend.
Kontaktieren Sie den Support, wenn ein Mitarbeitender die Beitragspflicht für die NBU nicht erfüllt und Ihr Unfallversicherer eine nachträgliche Korrektur zulässt. Wir werden die Korrekturpositionen aktivieren, damit Sie die Abzüge anschliessend entsprechend korrigieren können.
4.6 Geringfügige Anstellungen prüfen
Überprüfen Sie bei geringfügigen Anstellungen anhand des Lohnkontos, ob der jährliche AHV-Bruttolohn unterhalb von CHF 2'500.– liegt.
Übersteigt der Jahreslohn CHF 2'500.– und sind Korrekturen notwendig, wenden Sie sich an den Support. Wir aktivieren die erforderlichen Korrekturpositionen, damit Sie die Abzüge entsprechend korrigieren können.
5. Dezember-Lohnlauf kontrollieren
Kontrollieren Sie den Dezember-Lohnlauf sorgfältig, bevor Sie die Jahresmeldungen über E-Transfer übermitteln.
Prüfen Sie insbesondere:
- Sind alle Mitarbeitenden korrekt abgerechnet?
- Sind sämtliche Lohnbestandteile vollständig berücksichtigt?
- Wurden alle notwendigen Korrekturen vorgenommen?
- Sind die Lohnabrechnungen korrekt?
- Stimmen die Arbeitszeit- und Restsaldi?
Wichtig: Prüfen und korrigieren Sie den Dezember unbedingt vor der Jahresübermittlung. Nach erfolgter Jahresübermittlung via E-Transfer kann die abgeschlossene Dezemberperiode nicht mehr geöffnet und bearbeitet werden.
6. Dezember-Lohnlauf abschliessen
Schliessen Sie die Dezemberperiode erst ab, wenn Sie sich sicher sind, dass alle Kontrollen durchgeführt wurden.
Wichtig: Notwendige Korrekturen nach der Jahresübermittlung müssen im Folgejahr vorgenommen beziehungsweise den zuständigen Ausgleichs- und Pensionskassen sowie gegebenenfalls den Steuerämtern nachgemeldet werden.
7. Jahresmeldungen erstellen und übermitteln
Nach Abschluss und Kontrolle des Dezember-Lohnlaufs können die erforderlichen Jahresmeldungen erstellt beziehungsweise übermittelt werden.
Welche Meldungen Sie selbst übermitteln müssen, hängt unter anderem vom zuständigen Versicherer und den mit GastroSocial vereinbarten Dienstleistungen ab.
7.1 AHV und FAK
Die Jahreslohnsummen für AHV und FAK müssen nach Abschluss des Lohnjahres übermittelt werden.
Weitere Informationen:
Wie übermittle ich die Jahresmeldungen für AHV, FAK, KTG, UVG und UVGZ via E-Transfer?
Wie kann ich übermittelte Sozialversicherungsdaten nach der Jahresübermittlung anzeigen?
Frist für die AHV-Lohnmeldung: 30. Januar des Folgejahres.
7.2 KTG, UVG und UVGZ
Prüfen Sie, welche Jahreslohnmeldungen durch GastroSocial übermittelt werden und welche Meldungen Sie selbst an Ihre Versicherung übermitteln müssen.
Weitere Informationen:
Wie übermittle ich die Jahresmeldungen für AHV, FAK, KTG, UVG und UVGZ via E-Transfer?
7.3 L-GAV
Für die L-GAV-Deklaration stehen separate Auswertungen und die Übermittlung über E-Transfer zur Verfügung.
Weitere Informationen:
Wo finde ich die Auswertung für die L-GAV-Deklaration?
Wie generiere ich eine L-GAV-Quittung?
Wie übermittle ich die L-GAV-Vollzugskostenbeiträge über miruSocial per E-Transfer?
7.4 Lohnausweise
Nach Abschluss des Lohnjahres erstellen und kontrollieren Sie die Lohnausweise der Mitarbeitenden. Sofern erforderlich, können die abgeschlossenen Lohnausweise anschliessend als Meldung im E-Transfer bereitgestellt und elektronisch an die zuständigen kantonalen Steuerbehörden übermittelt werden.
Weitere Informationen:
Wie erstelle und übermittle ich einen Lohnausweis in miruSocial?
8. Vorbereitungen für den ersten Lohnlauf und das neue Lohnjahr
Prüfen Sie vor der Januar-Lohnverarbeitung beziehungsweise im Verlauf des Januars, ob alle Änderungen für das neue Jahr korrekt hinterlegt sind.
Kontrollieren Sie insbesondere:
- Lohnerhöhungen
- Vertragsänderungen
- neue oder geänderte wiederkehrende Lohnbestandteile
- BVG-Beitragspflicht
- NBU-Beitragspflicht
- neue KTG-, UVG- und UVGZ-Prämiensätze
- L-GAV-Vollzugskostenbeiträge für 2027
- neue Beitragssätze und Grenzbeträge
8.1 BVG-Beitragspflicht
Prüfen Sie vor dem ersten Lohnlauf des neuen Jahres, ob Mitarbeitende neu BVG-pflichtig beziehungsweise nicht mehr BVG-pflichtig sind.
Erstellen Sie dazu ein Lohnkonto und kontrollieren Sie den AHV-pflichtigen Jahreslohn der Mitarbeitenden. Berücksichtigen Sie zusätzlich bekannte Lohn- oder Pensumsänderungen für das neue Jahr.
Vergleichen Sie den voraussichtlichen Jahreslohn mit der für das neue Jahr gültigen BVG-Eintrittsschwelle.
Ist ein Mitarbeitender neu BVG-pflichtig, fügen Sie die Lohnart 550 hinzu. Ist ein Mitarbeitender nicht mehr BVG-pflichtig, entfernen Sie die Lohnart 550.
Weitere Informationen:
Wo finde ich die aktuellen Kennzahlen und Grenzbeträge?
Wie erstelle ich ein Lohnkonto / eine Lohnrekapitulation?
Wie überprüfe ich, ob ein Mitarbeitender pensionskassenpflichtig (BVG) ist?
8.2 NBU-Beitragspflicht
Prüfen Sie vor dem ersten Lohnlauf des neuen Jahres bei Mitarbeitenden mit geringem Beschäftigungsumfang, ob die NBU-Beitragspflicht korrekt hinterlegt ist.
Erstellen Sie dazu ein Lohnkonto und kontrollieren Sie die durchschnittlich geleisteten Arbeitsstunden.
Mitarbeitende, die beim gleichen Arbeitgeber durchschnittlich mindestens 8 Stunden pro Woche arbeiten, sind grundsätzlich gegen Nichtberufsunfälle versichert. Der Wert von 32 Stunden pro Monat dient lediglich als Orientierung; insbesondere bei unregelmässigen Einsätzen ist der wöchentliche Durchschnitt massgebend.
Prüfen Sie anschliessend, ob die Anstellungsart in miruSocial korrekt hinterlegt ist. Ändert sich die voraussichtliche Arbeitszeit für das neue Jahr, muss die Anstellungsart entsprechend angepasst werden.
Weitere Informationen:
Wie erstelle ich ein Lohnkonto / eine Lohnrekapitulation?
8.3 Versicherungs-Prämiensätze
Kontrollieren Sie die für das neue Jahr gültigen KTG-, UVG- und UVGZ-Prämiensätze.
Die neuen Prämiensätze sind ab dem 20. Januar in miruSocial verfügbar. Prüfen Sie die hinterlegten Werte ab diesem Zeitpunkt.
Weitere Informationen:
Wo finde ich die Versicherungs-Prämiensätze?
Wie reiche ich die Tarifmutationen für KTG, UVG und UVGZ ein?
8.4 Lohn- und Vertragsänderungen
Änderungen an wiederkehrenden Lohnbestandteilen können mit einem neuen «Gültig ab»-Datum per 1. Januar hinterlegt werden.
Weitere Informationen:
Wo erfasse ich fixe und variable Lohnbestandteile?
Wie erfasse ich eine Änderung der Lohnhöhe?
Wie stelle ich den Mitarbeitenden bei Vertragswechsel von Stunden- auf Monatslohn um?
Wie kann ich nachträglich eine wiederkehrende Lohnart hinzufügen?
9. Kontrolle
Nach Abschluss der Jahresendarbeiten sollten Sie prüfen:
- Sind sämtliche Tarifmutationen für das neue Jahr eingereicht?
- Liegt die erforderliche Vollmacht vor?
- Wurde der Dezember-Lohn vollständig kontrolliert?
- Wurden die notwendigen Jahresmeldungen übermittelt?
- Sind die Lohnausweise erstellt und – sofern erforderlich – elektronisch übermittelt?
- Sind die Mitarbeiterstammdaten aktuell?
- Sind die neuen Versicherungs- und BVG-Angaben soweit verfügbar hinterlegt?
- Sind Lohnerhöhungen und Vertragsänderungen ab 1. Januar korrekt erfasst?
- Wurden die aktuellen Grenzbeträge und L-GAV-Mindestlöhne berücksichtigt?
Sind alle für den ersten Lohnlauf relevanten Punkte erledigt, können Sie mit der Lohnverarbeitung des neuen Jahres beginnen.