Einleitung
Wird in einer Lohnabrechnung eine «Differenz Vormonat» ausgewiesen, sollte zuerst geprüft werden, weshalb diese entstanden ist. Die Differenz ist meist ein Hinweis darauf, dass sich der berechnete Nettolohn, die hinterlegten Zahlungen oder ein bereits übertragener Restbetrag nicht vollständig ausgleichen.
Eine Differenz bedeutet nicht automatisch, dass die Lohnabrechnung falsch ist. Prüfen Sie zuerst, wie sie entstanden ist und welche Beträge tatsächlich ausbezahlt wurden. Erst danach lässt sich entscheiden, ob eine weitere Zahlung, eine Korrektur oder eine technische Gegenbuchung erforderlich ist.
Warum entsteht eine Differenz aus dem Vormonat?
In der Lohnabrechnung werden der Nettolohn, eine allfällige Differenz aus dem Vormonat und die hinterlegten Zahlungen miteinander verrechnet. Bleibt ein Restbetrag offen, wird dieser automatisch in die nächste Lohnperiode übertragen und dort als «Differenz Vormonat» ausgewiesen.
Für die Berechnung gilt:
Nettolohn + Differenz Vormonat − Summe aller hinterlegten Zahlungen = Restbetrag/Übertrag.
In miruSocial können mehrere Zahlungen hinterlegt sein. Berücksichtigen Sie bei der Kontrolle deshalb immer die Summe aller hinterlegten Zahlungen.
Häufige Ursachen
- Die Lohnabrechnung wurde nach einer bereits hinterlegten Zahlung nochmals angepasst, beispielsweise durch Korrekturen von Stunden, Absenzen, Zuschlägen oder Abzügen.
- Lohnbestandteile oder Mutationen wurden rückwirkend erfasst oder geändert.
- Es wurde mehr oder weniger ausbezahlt, als gemäss Lohnabrechnung geschuldet war.
- Eine bereits erfolgte Auszahlung wurde noch nicht oder mit einem falschen Betrag in miruSocial hinterlegt.
- Ein bereits ausbezahlter Vorschuss wurde in der Lohnabrechnung berücksichtigt.
- Eine bestehende Vormonatsdifferenz wurde bei der nächsten Zahlung nicht oder nur teilweise berücksichtigt.
Welche Bedeutung hat das Vorzeichen?
- Positive Differenz: Der Betrag erhöht den noch auszuzahlenden Betrag.
- Negative Differenz: Der Betrag reduziert den noch auszuzahlenden Betrag.
Die «Differenz Vormonat» wird separat nach dem Nettolohn ausgewiesen. Sie verändert den auszuzahlenden Betrag, nicht den ausgewiesenen Nettolohn selbst.
Wie werden Vorschüsse berücksichtigt?
Ein bereits ausbezahlter Vorschuss kann über die Lohnposition «950 Vorschuss» mit der Unterposition «1 Vorschuss» berücksichtigt werden:
- Ein positiver Betrag ohne Minuszeichen reduziert den Nettolohn.
- Ein negativer Betrag mit Minuszeichen erhöht den Nettolohn.
Ein über diese Position berücksichtigter Vorschuss ist bereits im Nettolohn enthalten. Ziehen Sie ihn bei der Kontrolle des Restbetrags nicht nochmals ab.
Prüfen Sie zudem, ob dieselbe Auszahlung bereits als Zahlung hinterlegt ist. Dieselbe Auszahlung darf nicht gleichzeitig über die Vorschussposition und nochmals als zusätzliche Zahlung berücksichtigt werden.
Die vollständige Anleitung finden Sie im Beitrag Wie wird ein Vorschuss in der Lohnabrechnung erfasst?.
Wie lange wird eine Differenz weitergetragen?
Ein offener Restbetrag wird in die nächste Lohnperiode übernommen. Wird bei der nächsten Zahlung nur der aktuelle Nettolohn berücksichtigt, bleibt die bisherige Differenz bestehen. Sie kann deshalb über mehrere Monate weitergetragen werden.
Erst wenn der Nettolohn, die Vormonatsdifferenz und sämtliche hinterlegten Zahlungen vollständig ausgeglichen sind, beträgt der Restbetrag/Übertrag CHF 0.00.
Beispiel: Eine Überzahlung wird im Folgemonat berücksichtigt
Im Januar beträgt der Nettolohn CHF 337.75. Ausbezahlt und als Zahlung hinterlegt wurden CHF 407.95. Ohne weitere Vormonatsdifferenz ergibt sich ein Restbetrag/Übertrag von −CHF 70.20.
Im Februar beträgt der Nettolohn CHF 877.75. Die Vormonatsdifferenz von −CHF 70.20 reduziert den auszuzahlenden Betrag auf CHF 807.55.
Wird dieser Betrag ausbezahlt und als Zahlung hinterlegt, beträgt der Restbetrag/Übertrag CHF 0.00. Eine zusätzliche technische Gegenbuchung ist in diesem Fall nicht erforderlich.
Wie wird eine Differenz geprüft?
1. Entstehung nachvollziehen
Öffnen Sie die Lohnabrechnung der betreffenden Person und vergleichen Sie diese mit den vorherigen Abrechnungen. Verfolgen Sie den Übertrag bis zu der Lohnperiode zurück, in der die Differenz entstanden ist.
Prüfen Sie insbesondere:
- Wodurch ist die Differenz entstanden?
- Wurden Lohnbestandteile nachträglich verändert?
- Wurden Absenzen, Stunden, Zuschläge oder Abzüge rückwirkend angepasst?
- Wurde ein Vorschuss erfasst?
- Wurde eine frühere Differenz weitergetragen?
- Entspricht die Differenz einer gewünschten und fachlich korrekten Korrektur?
2. Tatsächliche Auszahlungen vergleichen
Vergleichen Sie alle hinterlegten Zahlungen und erfassten Vorschüsse mit den tatsächlich erfolgten Auszahlungen. Achten Sie darauf, dass keine Auszahlung fehlt oder doppelt berücksichtigt wurde.
Kontrollieren Sie anschliessend die Berechnung aus Nettolohn, Vormonatsdifferenz und der Summe aller hinterlegten Zahlungen.
3. Passende Massnahme bestimmen
- Die Differenz ist berechtigt: Berücksichtigen Sie den offenen Betrag bei der nächsten Zahlung. Eine technische Gegenbuchung ist nicht erforderlich.
- Eine Auszahlung ist noch offen: Führen Sie die erforderliche Zahlung durch und hinterlegen Sie diese in miruSocial.
- Eine Auszahlung ist bereits erfolgt, aber noch nicht berücksichtigt: Ergänzen Sie die fehlende Zahlung entsprechend der tatsächlichen Auszahlung. Überweisen Sie den Betrag nicht nochmals.
- Eine Erfassung ist falsch: Korrigieren Sie die betroffene Erfassung, soweit dies in der betreffenden Lohnperiode möglich ist.
- Die Korrektur ist nicht möglich oder das Vorgehen ist unklar: Wenden Sie sich an den miruSocial-Support.
Erfassen Sie keine Zahlung allein deshalb, damit der Restbetrag/Übertrag CHF 0.00 beträgt. Die hinterlegten Zahlungen müssen den tatsächlich erfolgten Auszahlungen entsprechen.
Wann kommt eine technische Gegenbuchung infrage?
Eine technische Gegenbuchung kommt nur infrage, wenn die Ursache der Differenz geklärt ist und feststeht, dass ihre Wirkung auf den auszuzahlenden Betrag aufgehoben werden muss. Sie ist keine Standardlösung für einen offenen Übertrag.
Dafür kann die Position «950 Vorschuss» mit der Unterposition «1 Vorschuss» verwendet werden. Die Gegenbuchung verändert den Nettolohn. Die Position «Differenz Vormonat» bleibt weiterhin separat ausgewiesen.
Wie wird eine geprüfte Gegenbuchung erfasst?
- Öffnen Sie die Lohnabrechnung der betreffenden Person in der aktuell offenen Lohnperiode.
- Prüfen Sie die ausgewiesene Differenz aus dem Vormonat und deren Ursache.
- Fügen Sie mit dem Pluszeichen eine neue Lohnposition hinzu.
- Wählen Sie die Position «950 Vorschuss» und die Unterposition «1 Vorschuss».
- Aktivieren Sie «Individuell», sofern die Option noch nicht aktiviert ist.
- Erfassen Sie im Feld «Eingabe» den auszugleichenden Differenzbetrag mit demselben Vorzeichen wie die Differenz.
- Speichern Sie die Eingabe mit dem grünen Haken.
- Kontrollieren Sie die Auswirkungen auf den Nettolohn, den auszuzahlenden Betrag und den Restbetrag/Übertrag.
Welches Vorzeichen wird bei der technischen Gegenbuchung verwendet?
- Positive Differenz von CHF 70.20: Erfassen Sie 70.20 ohne Minuszeichen. Die Position reduziert den Nettolohn um CHF 70.20 und gleicht damit die Wirkung der positiven Differenz aus.
- Negative Differenz von −CHF 70.20: Erfassen Sie −70.20 mit Minuszeichen. Die Position erhöht den Nettolohn um CHF 70.20 und gleicht damit die Wirkung der negativen Differenz aus.
Eine technische Gegenbuchung behebt die ursprüngliche Ursache der Differenz nicht und ersetzt keine erforderliche Auszahlung.
Wichtige Hinweise
- Die Differenz kann nicht einfach gelöscht werden: Sie basiert auf dem Verhältnis zwischen Nettolohn, Vormonatsdifferenz und hinterlegten Zahlungen. Der Betrag muss nachvollziehbar ausgeglichen oder weitergetragen werden.
- Nicht jede Differenz muss technisch ausgeglichen werden: Eine berechtigte Differenz wird bei der nächsten Zahlung berücksichtigt.
- Die Ursache bleibt trotz Gegenbuchung bestehen: Die Position «950 Vorschuss» hebt lediglich die Wirkung der Differenz auf den auszuzahlenden Betrag auf.
- Die Zahlungen müssen der Wirklichkeit entsprechen: Hinterlegen Sie keine Zahlung, die nicht tatsächlich erfolgt ist, nur damit der Restbetrag/Übertrag CHF 0.00 beträgt.
Was muss vor dem Abschliessen der Lohnperiode kontrolliert werden?
Erstellen Sie die Lohnabrechnung nach Änderungen erneut. Prüfen Sie den Nettolohn, die Differenz aus dem Vormonat, sämtliche hinterlegten Zahlungen und den Restbetrag/Übertrag. Ein verbleibender Übertrag muss nachvollziehbar sein.
Weitere Informationen finden Sie in folgenden Beiträgen: