Wie führe ich die monatliche Lohnverarbeitung durch?

Einleitung

Mit der monatlichen Lohnverarbeitung erstellen Sie die Lohnabrechnungen Ihrer Mitarbeitenden und führen den Zahlungslauf durch. Der Assistent «Lohnverarbeitung» begleitet Sie Schritt für Schritt durch alle relevanten Prüf- und Verarbeitungsschritte.

Wichtig ist, dass Sie die einzelnen Prüfpunkte in der vorgegebenen Reihenfolge bearbeiten. Einige Schritte bauen aufeinander auf und wirken sich direkt auf die Lohnberechnung aus.

Voraussetzungen

Stellen Sie vor dem Start sicher, dass:

• Ein- und Austritte aktuell sind
• alle relevanten Lohndaten vorliegen
• variable Lohnbestandteile bekannt sind
• die Lohnperiode (Monat) korrekt ausgewählt wurde

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Öffnen Sie den Assistenten über:

Checklisten > Lohnverarbeitung

Der Assistent «Lohnverarbeitung» enthält folgende Prüfpunkte und Mutationsmöglichkeiten, welche mit dem Feld «Starte Aktion!» durchgeführt werden können:

• Absenzen/Dienste
• Saldi ausgleichen
• Liste Monatstotal (Produktelinie Basic & Extra / zeitbezogene Daten)
• Lohnposition vergeben (variable Lohndaten, nicht wiederkehrend)
• QST Mutationsgründe (EMA)
• Monatslohn
• Alle Löhne rechnen
• Lohnabrechnung kontrollieren
• Zahlung durchführen
• Lohnabrechnung drucken bei Austritt (z.B. bei Austritt Mitte Monat)

1. Absenzen und Dienste erfassen

Erfassen Sie zunächst alle relevanten Absenzen, beispielsweise:

• Krankheit
• Unfall
• Mutterschaft
• Ferien
• sonstige Abwesenheiten

Beispiel: Ferienerfassung

Hinweis: Damit die Absenzen berücksichtigt werden, müssen sie erfasst werden, bevor die Monatstotale in der Liste Monatstotal erfasst werden.

2. Saldi bei Austritt ausgleichen (nur für Produktelinie Total)

Damit der Mitarbeitende aufgelistet wird, muss sein Austrittsdatum im aktuellen Monat gesetzt sein. Wenn Sie in den Arbeitszeitangaben «Autom. Auszahlen der Saldi bei Austritt» gewählt haben, werden die Restguthaben automatisch in die Spalte «Ausbez.» übernommen. Andernfalls geben Sie in der Spalte den Wert ein, welchen Sie auszahlen möchten.

3. Liste Monatstotal

Hier können Sie für die einzelnen Mitarbeitenden die geleisteten Stunden, Zusatzstunden, Nachtzuschläge, Umsätze usw. erfassen und die vorgängig unter Absenzen / Dienste erfassten Absenztage kontrollieren.

Hinweis: Mit dem Feld «Spaltendefinition» können Sie die benötigten Eingabefelder ein- oder ausblenden. Ferner kann ausgewählt werden, welche Mitarbeitergruppen angezeigt werden sollen: Keine Stundenkontrolle, nur Monatstotal, tägliche Eingabe oder Mitarbeitende mit Stempeluhr.

4. Lohnpositionen vergeben

Mit diesem Prüfpunkt können Sie für ausgewählte Mitarbeitende spezifische Lohnpositionen wie z.B. diverse Zulagen, Spesen oder Abzüge wie die Mengen der konsumierten Verpflegungen vergeben. Des Weiteren verbuchen Sie hier auch allfällige Taggeldzahlungen der Krankentaggeld- oder Unfallversicherung sowie EO-Taggelder.

Erfassung von Verpflegungsmengen

1. Wählen Sie die Mitarbeitenden aus.
2. Wählen Sie die Position «660 Verpflegung».
3. Wählen Sie die gewünschte Subposition.
4. Aktivieren Sie:
   • «Mitarbeiter einzeln abfragen»
   • «Mitarbeiter automatisch rechnen»

• Klicken Sie auf «OK», um auf die nächste Erfassungsmaske zu gelangen.
• Erfassen Sie die Menge der konsumierten Verpflegungen in der Spalte «Faktor».

5. QST Mutationsgründe in der Checkliste erfassen (EMA)

Nutzen Sie diesen Schritt für:

• Eintritte
• Quellensteuer-Mutationen
• Austritte

Erfassen Sie unter QST Mutationsgründe (EMA), indem Sie beim jeweiligen Mitarbeitenden auf die Lupe klicken:

1. Mit dem Plus öffnen Sie eine neue Mutationsmeldung.

2. Wählen Sie das Jahr und den Monat aus, welcher angepasst bzw. korrigiert werden muss. Wenn mehrere Monate mutiert werden müssen, sind diese einzeln abzuarbeiten.

3. Klicken Sie auf «Werte abfüllen». Das Lohnprogramm rechnet nun mit den neu erstellten Angaben. Die Korrektur erscheint automatisch in der Lohnabrechnung.
   • Wichtig: Damit die Werte automatisch abgefüllt werden können, muss zwingend ein neuer Datensatz mit den entsprechenden Werten im Mitarbeiterstamm erstellt worden sein.
4. Speichern Sie den Datensatz mit dem grünen Haken.
5. Erfassen Sie nun den Grund für die Mutation. Diese Eingabe starten Sie mit dem Plus im unteren Bereich, welches erst nach der Eingabe des vorhergehenden Schrittes aktiv wird.

6. Speichern Sie die Eingaben mit dem grünen Haken.

6. 13. Monatslohn

Starten Sie den Prüfpunkt «13. Monatslohn», um jene Mitarbeitenden zu markieren, bei welchen Sie den Anteil vom 13. Gehalt in diesem Monat auszahlen.

Wichtig:

• Wenn der Haken nicht aktiviert ist, bildet das Lohnprogramm die Rückstellungen nur, wenn im Mitarbeiterstamm unter den Lohnbestandteilen der 13. Monatslohn entsprechend definiert wurde.
• Wenn Sie für einen Monat mehrere Lohnläufe durchführen, bleiben auch die Mitarbeitenden markiert, für welche Sie die Löhne bereits ausbezahlt haben.

7. Alle Löhne rechnen

Führen Sie mit «Starte Aktion!» den Prüfpunkt «Alle Löhne rechnen» durch. Damit stellen Sie sicher, dass die Lohnberechnung bei allen aktiven Mitarbeitenden vorgenommen wird.

8. Lohnabrechnungen kontrollieren

Führen Sie mit «Starte Aktion!» den Prüfpunkt «Lohnabrechnung kontrollieren» aus.

Wählen Sie die Mitarbeitenden aus, bei denen Sie die Lohnabrechnung kontrollieren möchten, oder markieren Sie auf der nächsten Seite die Auswahl «Alle Mitarbeiter».

Sobald Sie die markierten Mitarbeitenden mit «OK» bestätigen, werden Sie im Lohnprogramm direkt auf die Seite der Lohnabrechnung weitergeleitet, welche Sie für jeden einzeln markierten Mitarbeitenden direkt mutieren können.

Sobald Sie für alle die Löhne kontrolliert und korrigiert haben, schliessen Sie den Reiter «Lohnabrechnung» und gelangen wieder in den Prozess Lohnverarbeitung, indem Sie im Fenster oben links auf Checkliste klicken.

Hinweis

Solange die Lohnperiode noch nicht abgeschlossen ist, kann eine gelöschte oder fehlende Lohnabrechnung erneut berechnet werden. Führen Sie dazu den Prüfpunkt «Alle Löhne rechnen» erneut aus und erstellen beziehungsweise kontrollieren Sie anschliessend die Lohnabrechnung.

9. Zahlung durchführen

Führen Sie mit «Starte Aktion!» den Prüfpunkt «Zahlung durchführen» aus.

Mit dieser Aktion wird die Zahlung des Nettolohns erfasst und auf der Lohnabrechnung ausgewiesen.

Was bedeutet «Restbetrag/Übertrag»?

Der Restbetrag/Übertrag zeigt die Differenz zwischen dem berechneten Nettolohn und der erfassten Zahlung.

• Entspricht die Zahlung dem Nettolohn, beträgt der Restbetrag/Übertrag 0.00.
• Entspricht die Zahlung nicht dem Nettolohn, wird die Differenz als Restbetrag/Übertrag ausgewiesen.

Ein noch offener Restbetrag wird in die nächste Lohnperiode übertragen.

Wie stelle ich den Restbetrag/Übertrag auf 0.00?

Damit auf der Lohnabrechnung beim Restbetrag/Übertrag 0.00 ausgewiesen wird, muss die erfasste Zahlung dem berechneten Nettolohn entsprechen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Kontrollieren Sie auf der Lohnabrechnung den berechneten Nettolohn.
2. Führen Sie den Prüfpunkt «Zahlung durchführen» aus.
3. Stellen Sie sicher, dass der erfasste Zahlungsbetrag dem Nettolohn entspricht.
4. Kontrollieren Sie anschliessend die Lohnabrechnung. Bei Restbetrag/Übertrag sollte nun 0.00 ausgewiesen werden.

Wurde bereits eine falsche Zahlung erfasst, löschen Sie diese zuerst und führen Sie anschliessend den Prüfpunkt «Zahlung durchführen» erneut aus.

Weitere Informationen finden Sie im Beitrag Wie lösche ich eine Zahlung?

Wird für einen Mitarbeitenden keine Zahlung durchgeführt, bleibt der Nettolohn als offener Betrag bestehen und wird in die nächste Lohnperiode übertragen.

Wählen Sie in der folgenden Maske die gewünschte Zahlungsart aus und klicken Sie auf «Zahlungslauf».

Bei Zahlungen via ISO 20022: Speichern Sie das Zahlungsfile auf Ihrem Rechner als XML-Datei ab. Anschliessend können Sie dieses File in Ihrem E-Banking einlesen.

10. Lohnabrechnung drucken

Starten Sie die Aktion, um die Lohnabrechnungen zu drucken. Bedenken Sie, dass sich die Lohnabrechnungen bis zum Abschluss der Lohnperiode durch Nachbearbeitung der Stundenkontrolle (Produktelinie Total) oder Erfassungen von Arbeitsunfähigkeiten unter Absenzen/Dienste verändern können.