Beim Abschliessen der Lohnverarbeitung kann ein Hinweis erscheinen, dass bei einem Mitarbeitenden keine Zahlung durchgeführt wurde. Prüfen Sie in diesem Fall die Lohnabrechnung, allfällige Vorschüsse und die bereits hinterlegten Zahlungen.
Warum erscheint dieser Hinweis?
Das System weist darauf hin, dass beim entsprechenden Mitarbeitenden keine Zahlung durchgeführt wurde. Mögliche Situationen sind:
- Es wurde ein bereits ausbezahlter Vorschuss über die Lohnposition «950 Vorschuss» erfasst.
- Die Zahlung wurde noch nicht durchgeführt oder eine bereits erfolgte Auszahlung wurde noch nicht im Lohnprogramm hinterlegt.
Ein erfasster Vorschuss allein bedeutet nicht, dass keine weitere Zahlung erforderlich ist. Prüfen Sie, ob noch ein Betrag auszuzahlen ist.
Vorgehen
1. Grund für den Hinweis prüfen
- Öffnen Sie die Lohnabrechnung der betreffenden Person.
- Prüfen Sie, ob ein bereits ausbezahlter Vorschuss über die Position «950 Vorschuss» erfasst wurde. Ein positiver Vorschussbetrag reduziert den Nettolohn.
- Kontrollieren Sie den aktuellen Nettolohn sowie alle bereits hinterlegten Zahlungen. In miruSocial können mehrere Zahlungen erfasst sein.
- Vergleichen Sie die Summe aller hinterlegten Zahlungen mit dem aktuellen Nettolohn und prüfen Sie den Restbetrag/Übertrag.
- Gleichen Sie die Angaben mit den tatsächlich erfolgten Auszahlungen ab. Entscheiden Sie anschliessend, ob eine weitere Auszahlung nötig ist oder eine bereits erfolgte Auszahlung noch erfasst werden muss.
Ein über die Lohnposition «950 Vorschuss» bereits berücksichtigter Betrag darf nicht nochmals als zusätzliche Zahlung für dieselbe Auszahlung erfasst werden. Andernfalls würde dieselbe Auszahlung doppelt berücksichtigt.
Die Erfassung eines bereits ausbezahlten Vorschusses ist im Beitrag Wie wird ein Vorschuss in der Lohnabrechnung erfasst? beschrieben.
2. Fehlende Zahlung erfassen oder Restzahlung durchführen
Ist noch ein Betrag auszuzahlen, führen Sie die erforderliche Restzahlung durch. Wurde der Betrag bereits ausbezahlt, erfassen Sie die fehlende Zahlung entsprechend der tatsächlich erfolgten Auszahlung, ohne das Geld nochmals zu überweisen.
Die Zahlung kann über die Checkliste oder direkt in der Lohnabrechnung bearbeitet werden.
Variante A: Über die Checkliste
- Öffnen Sie die Checkliste «Lohnverarbeitung».
- Wählen Sie den Punkt «Zahlung durchführen».
- Prüfen Sie die für die betreffende Person durchzuführende Zahlung. Berücksichtigen Sie dabei die bereits hinterlegten Zahlungen.
- Führen Sie die noch erforderliche Zahlung aus.
Variante B: Direkt in der Lohnabrechnung
- Öffnen Sie die Lohnabrechnung der betreffenden Person.
- Wechseln Sie zum Reiter «Zahlung».
- Kontrollieren Sie die bereits hinterlegten Zahlungen und erfassen Sie die noch fehlende Zahlung.
Den vollständigen Ablauf des Zahlungslaufs finden Sie im Beitrag Wie führe ich die monatliche Lohnverarbeitung durch?
3. Lohnabrechnung und Restbetrag kontrollieren
Kontrollieren Sie nach der Bearbeitung nochmals die Lohnabrechnung:
- Entspricht die Summe aller hinterlegten Zahlungen dem aktuellen Nettolohn, beträgt der Restbetrag/Übertrag 0.00.
- Stimmen die Beträge nicht überein, bleibt eine Differenz. Ein offener Restbetrag wird in die nächste Lohnperiode übertragen.
Prüfen Sie die Ursache einer verbleibenden Differenz. Erfassen Sie nicht allein zum Ausgleich des Restbetrags eine Zahlung, die tatsächlich nicht erfolgt ist.
Weitere Informationen finden Sie im Beitrag Was bedeutet die Differenz aus dem Vormonat?