Beim Abschliessen der Lohnverarbeitung kann ein Hinweis erscheinen, dass bei einem Mitarbeitenden keine Zahlung durchgeführt wurde. Prüfen Sie in diesem Fall die Lohnabrechnung, allfällige Vorschüsse, eine bestehende Differenz aus dem Vormonat und die bereits hinterlegten Zahlungen.
Warum erscheint dieser Hinweis?
Das System weist darauf hin, dass beim entsprechenden Mitarbeitenden keine Zahlung durchgeführt wurde. Mögliche Situationen sind:
- Es wurde ein bereits ausbezahlter Vorschuss über die Lohnposition «950 Vorschuss» erfasst.
- Die Zahlung wurde noch nicht durchgeführt oder eine bereits erfolgte Auszahlung wurde noch nicht im Lohnprogramm hinterlegt.
Ein erfasster Vorschuss allein bedeutet nicht, dass keine weitere Zahlung erforderlich ist. Prüfen Sie, ob noch ein Betrag auszuzahlen ist.
Vorgehen
1. Grund für den Hinweis prüfen
- Öffnen Sie die Lohnabrechnung der betreffenden Person.
- Prüfen Sie, ob ein bereits ausbezahlter Vorschuss über die Position «950 Vorschuss» erfasst wurde. Ein positiver Vorschussbetrag reduziert den Nettolohn.
- Kontrollieren Sie den aktuellen Nettolohn, eine allfällige Differenz aus dem Vormonat und alle bereits hinterlegten Zahlungen. In miruSocial können mehrere Zahlungen erfasst sein.
- Berechnen Sie den verbleibenden Betrag: Nettolohn + Differenz Vormonat − Summe aller hinterlegten Zahlungen = Restbetrag/Übertrag.
- Gleichen Sie die Angaben mit den tatsächlich erfolgten Auszahlungen ab. Entscheiden Sie anschliessend, ob eine weitere Auszahlung erforderlich ist oder eine bereits erfolgte Auszahlung noch hinterlegt werden muss.
Ein über die Lohnposition «950 Vorschuss» berücksichtigter Betrag ist bereits im Nettolohn enthalten. Derselbe Vorschuss darf nicht nochmals als zusätzliche Zahlung für dieselbe Auszahlung erfasst werden. Andernfalls würde die Auszahlung doppelt berücksichtigt.
Wie Sie einen bereits ausbezahlten Vorschuss erfassen, erfahren Sie im Beitrag Wie wird ein Vorschuss in der Lohnabrechnung erfasst?
2. Fehlende Zahlung erfassen oder Restzahlung durchführen
Ist noch ein Betrag auszuzahlen, führen Sie die erforderliche Restzahlung durch. Berücksichtigen Sie dabei den aktuellen Nettolohn, eine allfällige Differenz aus dem Vormonat und alle bereits hinterlegten Zahlungen.
Wurde der Betrag bereits ausbezahlt, erfassen Sie die fehlende Zahlung entsprechend der tatsächlich erfolgten Auszahlung, ohne das Geld nochmals zu überweisen.
Die Zahlung kann über die Checkliste oder direkt in der Lohnabrechnung bearbeitet werden.
Variante A: Über die Checkliste
- Öffnen Sie die Checkliste «Lohnverarbeitung».
- Wählen Sie den Punkt «Zahlung durchführen».
- Prüfen Sie den noch auszuzahlenden Betrag. Berücksichtigen Sie dabei eine allfällige Differenz aus dem Vormonat und alle bereits hinterlegten Zahlungen.
- Führen Sie die noch erforderliche Zahlung aus.
Variante B: Direkt in der Lohnabrechnung
- Öffnen Sie die Lohnabrechnung der betreffenden Person.
- Wechseln Sie zum Reiter «Zahlung».
- Kontrollieren Sie alle bereits hinterlegten Zahlungen und erfassen Sie die noch fehlende Zahlung.
Den vollständigen Ablauf des Zahlungslaufs finden Sie im Beitrag Wie führe ich die monatliche Lohnverarbeitung durch?
3. Lohnabrechnung und Restbetrag kontrollieren
Kontrollieren Sie nach der Bearbeitung nochmals den Nettolohn, eine allfällige Differenz aus dem Vormonat und sämtliche hinterlegten Zahlungen.
Für die Kontrolle gilt:
Nettolohn + Differenz Vormonat − Summe aller hinterlegten Zahlungen = Restbetrag/Übertrag.
- Restbetrag/Übertrag 0.00: Der aktuelle Nettolohn, eine allfällige Differenz aus dem Vormonat und die hinterlegten Zahlungen sind vollständig ausgeglichen.
- Restbetrag/Übertrag ist nicht 0.00: Es bleibt eine Differenz offen. Dieser Betrag wird in die nächste Lohnperiode übertragen, sofern er nicht vorher durch eine erforderliche Zahlung oder eine begründete Korrektur ausgeglichen wird.
Prüfen Sie die Ursache einer verbleibenden Differenz. Erfassen Sie keine Zahlung allein deshalb, damit der Restbetrag/Übertrag 0.00 beträgt. Die hinterlegten Zahlungen müssen den tatsächlich erfolgten Auszahlungen entsprechen.
Weitere Informationen zur Entstehung und Prüfung eines Übertrags finden Sie im Beitrag Was bedeutet die Meldung «Differenz Vormonat» bei der Lohnverarbeitung?