Mit der Checkliste „Lohnperiode schliessen“ können Sie den aktuellen Lohnmonat abschliessen und anschliessend die nächste Lohnperiode eröffnen. Dabei werden die Lohnabrechnungen erstellt, die Lohnmeldung übermittelt und der neue Monat vorbereitet.
Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie Sie den Abschluss der Lohnperiode korrekt durchführen.
Voraussetzungen
Bevor Sie die Lohnperiode abschliessen, sollten folgende Punkte erfüllt sein:
- Alle Löhne für den aktuellen Monat wurden erfasst.
- Die Lohnabrechnungen sind kontrolliert.
- Allfällige Mutationen bei Mitarbeitenden wurden vorgenommen.
Checkliste «Lohnperiode schliessen» starten
- Öffnen Sie die Checkliste „Lohnperiode schliessen“.
- Der Assistent führt Sie durch drei Prüfpunkte:
- Lohnabrechnung drucken
- Lohnperiode schliessen
- Periode erstellen
Jeder Prüfschritt kann über „Starte Aktion!“ ausgeführt werden.
Lohnabrechnung drucken
Mit diesem Schritt können Sie die Lohnabrechnungen für den aktuellen Monat erstellen.
- Klicken Sie auf „Starte Aktion!“ beim Prüfschritt „Lohnabrechnung drucken“.
- Wählen Sie aus, ob die Lohnabrechnungen:
- für alle Mitarbeitenden oder
- nur für ausgewählte Mitarbeitende erstellt werden sollen.
- Drucken oder speichern Sie die Lohnabrechnungen.
Lohnperiode schliessen
Mit diesem Schritt wird der aktuelle Lohnmonat abgeschlossen und die Lohnmeldung übermittelt.
- Klicken Sie auf „Starte Aktion!“ beim Prüfschritt „Lohnperiode schliessen“.
- Bestätigen Sie, dass Sie die angezeigte Lohnperiode abschliessen möchten.
Nach dem Abschluss erfolgt automatisch die Übermittlung der Daten an die Ausgleichskasse (AHV) sowie Pensionskasse (BVG).
Neue Lohnperiode öffnen
Nachdem der Monat abgeschlossen wurde, können Sie die nächste Lohnperiode eröffnen.
- Klicken Sie beim Prüfschritt „Neue Periode öffnen“ auf „Starte Aktion!“.
- Bestätigen Sie die Eröffnung der neuen Lohnperiode.
- Wählen Sie anschliessend, wie der 13. Monatslohn in dieser Periode berücksichtigt werden soll.
Beispiel: Wenn der 13. Monatslohn ausbezahlt wird, wählen Sie „Bei allen Mitarbeitenden“.
Hinweise und Fehlerbehebung
Fehlermeldung „Lohndatenempfänger fehlt“
Wenn diese Meldung erscheint, fehlt ein notwendiger Empfänger für die Lohndatenübermittlung.
Melden Sie in diesem Fall die SSL-Nummer des zuständigen Kantons dem Support.
Abweichung der Lohnsumme von mehr als 10 %
Wenn die gemeldete Lohnsumme mehr als 10 % von der bisherigen Jahreslohnsumme abweicht, fragt das System, ob die Akonto-Rechnungen angepasst werden sollen.
- Wenn Sie Ja wählen, werden zukünftige Rechnungen angepasst.
- Bei monatlicher Abrechnung nach effektiver Lohnsumme wird die Rechnung nach der Lohnmeldung automatisch erstellt.