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Pourquoi est-il important de saisir correctement et de tenir à jour les données de base des collaborateurs ?

  • Mise à jour

Introduction 

Des données de base complètes et correctes des collaborateurs sont une condition importante pour une clôture mensuelle et annuelle sans problème dans miruSocial. Des informations erronées ou incomplètes peuvent entraîner des problèmes lors de la déclaration électronique des salaires (ELM), lors des rapports statistiques ainsi que lors de l'établissement des certificats de salaire.
Un contrôle régulier des données de base vous permet de vous assurer que toutes les informations pertinentes sont à jour et complètes.

Conditions préalables, explications et outils

Pour la vérification, vous avez besoin de :

Pourquoi devriez-vous contrôler les données de base ?

Les données de base constituent la base de nombreux processus dans miruSocial.
Des informations complètes sont importantes pour :
  • la déclaration électronique des salaires (ELM)
  • les certificats de salaire
  • les décomptes AVS et assurances sociales
  • les rapports statistiques aux autorités
  • l'enquête sur la structure salariale (LSE)
  • les analyses et statistiques
  • la clôture annuelle
Des informations manquantes ou incorrectes peuvent entraîner des messages d'erreur, des refus ou des analyses incomplètes.

Quand devriez-vous vérifier les données de base ?

Nous recommandons un contrôle complet :
  • à l'entrée de nouveaux collaborateurs
  • en cas de modification des données personnelles
  • avant la déclaration électronique des salaires (ELM)
  • avant la paie de décembre
  • au moins une fois par an
Le contrôle annuel aide à détecter les erreurs tôt avant la clôture annuelle.

Quelles données devriez-vous contrôler ?

Données personnelles

Vérifiez en particulier :
  • Numéro AVS
  • Prénom et nom
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Nationalité
  • État civil
Ces informations sont notamment nécessaires pour les assurances sociales, les déclarations aux autorités et les analyses statistiques.

Données d’adresse

Contrôlez :
  • Rue et numéro
  • Code postal
  • Localité
  • Pays de résidence
Des données d’adresse obsolètes peuvent causer des problèmes avec les certificats de salaire ou la correspondance.

Informations sur la relation de travail

Vérifiez :
  • Date d’entrée
  • Date de sortie
  • Type de contrat
  • Fonction
  • Taux d’activité ou degré d’occupation
Ces informations sont pertinentes pour les analyses, les statistiques et les travaux de clôture annuelle.

Informations sur le temps de travail

Contrôlez :
  • Degré d’occupation
  • Temps de travail théorique
  • Temps de travail hebdomadaire
Des informations manquantes ou incorrectes peuvent influencer les enquêtes statistiques et les analyses.
Les informations nécessaires sur le temps de travail varient selon le type d’emploi et la ligne de produit.
Vous trouverez plus d’informations dans l’article «Quelles données sur le temps de travail doivent être enregistrées dans la fiche du collaborateur ?».

Données statistiques

Vérifiez en particulier :
  • Informations professionnelles
  • Niveau de formation
  • Caractéristiques pertinentes pour l’OFS
  • autres informations statistiques selon les exigences des autorités
Ces données sont nécessaires pour les rapports statistiques et l’enquête sur la structure salariale.

Contrôle des composantes salariales

Vérifiez si les composantes salariales enregistrées sont encore actuelles et complètes.

Contrôlez en particulier :

  • Salaire mensuel ou horaire
  • Allocations et déductions récurrentes
  • Indemnités de vacances et jours fériés
  • 13e salaire
  • autres composantes salariales fixes ou variables

Les modifications valables uniquement à partir de la nouvelle année doivent être enregistrées avec la date «Valable dès» correspondante.

Coordonnées bancaires

Contrôlez :
  • IBAN
  • Titulaire du compte
  • Informations de paiement
Des coordonnées bancaires erronées peuvent entraîner des problèmes lors du paiement des salaires.