Les données personnelles sont enregistrées dans la fiche du collaborateur lors de la saisie d’un nouveau collaborateur. Si ces informations changent ultérieurement, mettez-les à jour dans miruSocial.
Des données personnelles complètes et à jour sont notamment importantes pour les assurances sociales, les déclarations aux autorités, les relevés statistiques et la procédure électronique de déclaration des salaires (ELM).
Quelles données personnelles faut-il saisir et contrôler ?
Contrôlez notamment les informations suivantes :
- numéro AVS ;
- prénom et nom ;
- date de naissance ;
- sexe ;
- nationalité ;
- état civil.
Comment saisir les données personnelles ?
- Lors d’une nouvelle entrée, ouvrez la check-list.
- Créez une nouvelle entrée à l’aide du symbole «+».
- Sélectionnez «Nouvelle entrée» par double-clic. Vous accédez directement à la page de saisie «Données personnelles».
- Laissez le statut sur «Actif» si les données contractuelles sont connues. Définissez le statut sur «Candidat» si le contrat n’est pas encore disponible.
- Saisissez tous les champs obligatoires conformément au masque.
- Activez «Numéro de sécurité sociale inconnu» si le collaborateur ne dispose pas encore d’un numéro AVS.
- Enregistrez les données.
Quelles informations supplémentaires peuvent être nécessaires ?
Pour les collaborateurs soumis à l’impôt à la source, des informations supplémentaires doivent être enregistrées. Il s’agit notamment de la confession et, pour les collaborateurs étrangers, du permis de travail.
D’autres données sont également nécessaires pour l’enquête sur la structure des salaires, notamment la caisse maladie ainsi que la profession apprise ou la formation.
Vous trouverez les informations nécessaires pour l’impôt à la source dans l’article «Quelles données relatives à l’impôt à la source dois-je saisir dans le fichier des collaborateurs ?».
Comment modifier des données personnelles existantes ?
- Ouvrez le collaborateur souhaité dans le fichier des collaborateurs.
- Sous Données du collaborateur, accédez à Données personnelles.
- Contrôlez les données existantes.
- Corrigez ou complétez les informations qui ont changé.
- Enregistrez les modifications.
Que faut-il contrôler en plus lors d’une modification ?
Vérifiez si la modification a une incidence sur d’autres données de base ou déclarations. Cela concerne notamment les changements d’état civil, de situation familiale, de nationalité ou de domicile.
Pour les collaborateurs soumis à l’impôt à la source, une modification de la situation personnelle peut nécessiter une adaptation des données relatives à l’impôt à la source ou une déclaration de mutation.
Vous trouverez la procédure correspondante dans l’article «Comment saisir des mutations et corrections de l’impôt à la source ?».
Quand faut-il contrôler les données personnelles ?
Contrôlez les données personnelles notamment :
- lors d’une nouvelle entrée ;
- lors d’une modification des données personnelles ;
- avant une déclaration électronique des salaires (ELM) ;
- avant le traitement des salaires de décembre ;
- au moins une fois par année.
Vous trouverez une vue d’ensemble des données de base à contrôler dans l’article «Pourquoi est-il important de saisir correctement et de tenir à jour les données de base des collaborateurs ?».