Wenn bei einem Mitarbeitenden eine wiederkehrende Lohnart wie beispielsweise eine Ferien- oder Feiertagsentschädigung, ein L-GAV-Beitrag oder eine monatliche Zulage fehlt, können Sie diese im Mitarbeiterstamm unter «Lohnbestandteile» ergänzen.
Prüfen Sie dabei zuerst, ob der bestehende Datensatz für die aktuell offene Lohnperiode gültig ist. Ein Datensatz der aktuell offenen Lohnperiode kann direkt bearbeitet werden. Stammt der letzte Datensatz aus einer früheren Lohnperiode, muss dieser zuerst dupliziert und mit einem neuen «Gültig ab»-Datum versehen werden.
Weitere Informationen dazu, wo fixe, wiederkehrende und variable Lohnbestandteile erfasst werden, finden Sie im Artikel «Wo erfasse ich fixe und variable Lohnbestandteile?».
Vorgehen
1. Lohnbestandteile öffnen
- Öffnen Sie den gewünschten Mitarbeitenden im Mitarbeiterstamm.
- Öffnen Sie das Untermenü «Lohnbestandteile».
- Wechseln Sie gegebenenfalls in die Listenansicht.
2. Prüfen, ob der bestehende Datensatz bearbeitet werden kann
Prüfen Sie, ob der bestehende Lohnbestandteil zur aktuell offenen Lohnperiode gehört.
- Datensatz der aktuell offenen Lohnperiode: Bearbeiten Sie den bestehenden Datensatz direkt. Ein Duplizieren ist nicht notwendig.
- Datensatz aus einer früheren Lohnperiode: Der bestehende Datensatz kann für die abgeschlossene Periode nicht mehr angepasst werden. Klicken Sie auf «Duplizieren» und erstellen Sie daraus einen neuen Datensatz.
Passen Sie beim neuen Datensatz das Datum «Gültig ab» an. Verwenden Sie ein Datum in der aktuell offenen oder einer zukünftigen Lohnperiode. In der Regel wird der erste Tag eines Monats verwendet.
Speichern Sie den neuen Datensatz mit dem grünen Haken.
Wichtig: Erst nach dem Speichern werden im Reiter «Lohnpositionen» die bereits im vorherigen Datensatz manuell ergänzten Lohnpositionen angezeigt. Wechseln Sie deshalb erst nach dem Speichern zu den Lohnpositionen. Andernfalls können bereits vorhandene manuelle Lohnpositionen vorübergehend fehlen und fälschlicherweise nochmals erfasst werden.
3. Wiederkehrende Lohnposition hinzufügen
- Wechseln Sie zum Reiter «Lohnpositionen».
- Prüfen Sie zuerst, ob die gewünschte Lohnposition bereits vorhanden ist.
- Fehlt die gewünschte Lohnposition, klicken Sie auf das «+»-Zeichen und suchen Sie nach der entsprechenden Position.
- Aktivieren Sie bei Bedarf «Eingabe immer aus Lohnraster», damit der im Lohnraster hinterlegte Prozentsatz übernommen wird.
- Bei Pauschalbeträgen oder frei definierten Beträgen ist «Eingabe immer aus Lohnraster» nicht erforderlich.
- Wählen Sie unter «Positionen berücksichtigen», wann die Lohnposition berücksichtigt werden soll:
- immer für eine regelmässige monatliche Berücksichtigung
- jährlich für eine jährliche Berücksichtigung, zum Beispiel beim L-GAV-Abzug im Januar und/oder Juli
- terminiert für einen bestimmten Zeitraum
- Speichern Sie die Eingabe mit «OK».
4. Lohnabrechnung neu berechnen
Wechseln Sie zurück in die Lohnverarbeitung. Falls die neue Lohnposition noch nicht angezeigt wird, klicken Sie auf das Taschenrechnersymbol, um die Lohnabrechnung neu zu berechnen.
Häufig verwendete Lohnarten
| Bezeichnung | Position Nr. | Subposition Nr. |
|---|---|---|
| Ferien- und Feiertagsentschädigung | 195 Spezial Zulagen | 1 und 2 |
| L-GAV-Beitrag | 600 Weitere Abzüge | 30 bis 34 |
| Diverse Zulagen | 200 Diverse Zulagen | 40 und 41 |
Hinweise
Jahreswechsel: Soll die wiederkehrende Lohnart ab dem neuen Jahr gelten, erfassen Sie als «Gültig ab»-Datum den 1. Januar.
Abgeschlossene Perioden: Wiederkehrende Lohnbestandteile können nicht rückwirkend in einer bereits abgeschlossenen Lohnperiode neu erfasst oder geändert werden. Verwenden Sie die aktuell offene Lohnperiode oder ein zukünftiges Datum.
Bestehende Datensätze: Duplizieren Sie einen Lohnbestandteil nur dann, wenn der bisherige Datensatz aus einer früheren Lohnperiode stammt. Ist der Datensatz bereits für die aktuell offene Lohnperiode gültig, kann er direkt bearbeitet werden.
Manuell ergänzte Lohnpositionen: Nach dem Duplizieren werden bereits vorhandene manuell ergänzte Lohnpositionen erst sichtbar, nachdem der neue Datensatz gespeichert wurde. Prüfen Sie deshalb nach dem Speichern zuerst die bestehenden Lohnpositionen, bevor Sie weitere Positionen hinzufügen.