Ein bereits ausbezahlter Lohnvorschuss wird in der aktuell offenen Lohnabrechnung erfasst, damit er bei der Berechnung des Nettolohns berücksichtigt wird. Verwenden Sie dafür die Lohnposition «950 Vorschuss» mit der Unterposition «1 Vorschuss».
Wie wird ein bereits ausbezahlter Lohnvorschuss erfasst?
- Öffnen Sie die Lohnabrechnung der betreffenden Person in der aktuell offenen Lohnperiode.
- Klicken Sie auf das Pluszeichen, um eine neue Lohnposition hinzuzufügen.
- Wählen Sie die Position «950 Vorschuss» und die Unterposition «1 Vorschuss».
- Aktivieren Sie die Option «Individuell», sofern sie noch nicht aktiviert ist.
- Erfassen Sie im Feld «Eingabe» den bereits ausbezahlten Vorschuss als positiven Betrag ohne Minuszeichen.
- Speichern Sie die Eingabe mit dem grünen Haken.
- Kontrollieren Sie die Vorschussposition und prüfen Sie, ob der Nettolohn entsprechend reduziert wurde.
Welches Vorzeichen wird verwendet?
- Positiver Betrag ohne Minuszeichen: Der Nettolohn wird um den erfassten Betrag reduziert.
- Negativer Betrag mit Minuszeichen: Der Nettolohn wird um den erfassten Betrag erhöht.
Wenn ein bereits ausbezahlter Vorschuss vom Nettolohn abgezogen werden soll, erfassen Sie den Betrag ohne Minuszeichen.
Beispiel: Wie wird ein Vorschuss von CHF 500 berücksichtigt?
Der Nettolohn vor der Vorschusserfassung beträgt CHF 3’000. Die mitarbeitende Person hat davon bereits CHF 500 als Vorschuss erhalten.
Erfassen Sie unter «950 Vorschuss» und «1 Vorschuss» im Feld «Eingabe» den Betrag 500.00 ohne Minuszeichen. Der verbleibende Nettolohn reduziert sich dadurch auf CHF 2’500.
Der bereits ausbezahlte Vorschuss ist damit im Nettolohn berücksichtigt. Erfassen Sie dieselbe Auszahlung nicht zusätzlich nochmals als Zahlung. Andernfalls würde der Vorschuss doppelt berücksichtigt.
Was muss bei den Zahlungen kontrolliert werden?
Kontrollieren Sie nach der Vorschusserfassung den aktuellen Nettolohn, eine allfällige Differenz aus dem Vormonat und alle bereits hinterlegten Zahlungen. In miruSocial können mehrere Zahlungen hinterlegt sein. Berücksichtigen Sie deshalb immer deren Summe.
Für die Kontrolle gilt:
Nettolohn + Differenz Vormonat − Summe aller hinterlegten Zahlungen = Restbetrag/Übertrag.
Die Position «950 Vorschuss» ist bereits im Nettolohn enthalten. Ziehen Sie den Vorschuss bei dieser Kontrolle nicht nochmals ab.
- Restbetrag/Übertrag 0.00: Der aktuelle Nettolohn, eine allfällige Differenz aus dem Vormonat und die hinterlegten Zahlungen sind vollständig ausgeglichen.
- Restbetrag/Übertrag ist nicht 0.00: Es bleibt eine Differenz offen. Prüfen Sie, wie diese entstanden ist und ob noch ein Betrag auszuzahlen oder zu berücksichtigen ist.
Wurde eine Zahlung bereits vor der Vorschusserfassung hinterlegt, kontrollieren Sie diese erneut. Vergleichen Sie sämtliche Angaben mit den tatsächlich erfolgten Auszahlungen.
Erfassen oder ändern Sie keine Zahlung allein deshalb, damit der Restbetrag/Übertrag 0.00 beträgt. Die hinterlegten Zahlungen müssen den tatsächlich erfolgten Auszahlungen entsprechen.
Den vollständigen Ablauf des Zahlungslaufs finden Sie im Beitrag Wie führe ich die monatliche Lohnverarbeitung durch?.
Wie wird die Position bei einer Differenz aus dem Vormonat verwendet?
Die Position «950 Vorschuss» kann auch für eine technische Gegenbuchung einer geprüften Differenz aus dem Vormonat verwendet werden. Dieser Anwendungsfall unterscheidet sich von der Erfassung eines bereits ausbezahlten Vorschusses.
Prüfen Sie zuerst, wie die Differenz entstanden ist und welche Auszahlungen tatsächlich erfolgt sind. Eine berechtigte Differenz wird bei der nächsten Zahlung berücksichtigt und muss nicht technisch gegengebucht werden.
Eine technische Gegenbuchung kommt nur infrage, wenn die Ursache geprüft wurde und feststeht, dass die Wirkung der Differenz auf den auszuzahlenden Betrag aufgehoben werden muss. Die ursprüngliche Ursache wird dadurch nicht behoben.
Die Erklärung zur Entstehung, Prüfung und möglichen Gegenbuchung finden Sie im Beitrag Was bedeutet die Meldung «Differenz Vormonat» bei der Lohnverarbeitung?.
Weiterführende Informationen
Informationen zur Lohnposition und ihrer Unterposition finden Sie im Beitrag Was ist die Lohnposition Vorschuss (950)?.