Wie wird ein Vorschuss in der Lohnabrechnung erfasst?

Ein bereits ausbezahlter Lohnvorschuss wird in der aktuell offenen Lohnabrechnung erfasst, damit er vom Nettolohn abgezogen wird. Verwenden Sie dafür die Lohnposition «950 Vorschuss» mit der Unterposition «1 Vorschuss».

Wie wird ein bereits ausbezahlter Lohnvorschuss erfasst?

1. Öffnen Sie die Lohnabrechnung der betreffenden Person in der aktuell offenen Lohnperiode.
2. Klicken Sie auf das Pluszeichen, um eine neue Lohnposition hinzuzufügen.
3. Wählen Sie die Position «950 Vorschuss» und die Unterposition «1 Vorschuss».
4. Aktivieren Sie die Option «Individuell», sofern sie noch nicht aktiviert ist.
5. Erfassen Sie im Feld «Eingabe» den bereits ausbezahlten Vorschuss als positiven Betrag ohne Minuszeichen.
6. Speichern Sie die Eingabe mit dem grünen Haken.
7. Kontrollieren Sie die Vorschussposition und prüfen Sie, ob der Nettolohn entsprechend reduziert wurde.

Welches Vorzeichen wird verwendet?

• Positiver Betrag ohne Minuszeichen: Der Nettolohn wird um den erfassten Betrag reduziert.
• Negativer Betrag mit Minuszeichen: Der Nettolohn wird um den erfassten Betrag erhöht.

Wenn ein bereits ausbezahlter Vorschuss vom Nettolohn abgezogen werden soll, erfassen Sie den Betrag ohne Minuszeichen.

Beispiel: Wie wird ein Vorschuss von CHF 500 berücksichtigt?

Der Nettolohn vor der Vorschusserfassung beträgt CHF 3’000. Die mitarbeitende Person hat davon bereits CHF 500 als Vorschuss erhalten.

Erfassen Sie unter «950 Vorschuss» und «1 Vorschuss» im Feld «Eingabe» den Betrag 500.00 ohne Minuszeichen. Der verbleibende Nettolohn reduziert sich dadurch auf CHF 2’500.

Was muss bei der Zahlung kontrolliert werden?

Die Position «950 Vorschuss» verändert den Nettolohn. In miruSocial können mehrere Zahlungen hinterlegt werden. Prüfen Sie deshalb nach der Vorschusserfassung, ob die Summe aller hinterlegten Zahlungen mit dem angepassten Nettolohn übereinstimmt.

• Nettolohn und Summe der Zahlungen stimmen überein: Der Restbetrag/Übertrag beträgt 0.00.
• Nettolohn und Summe der Zahlungen stimmen nicht überein: Es entsteht eine Differenz. Ein offener Restbetrag wird in die nächste Lohnperiode übertragen.

Wurden bereits vor der Vorschusserfassung Zahlungen hinterlegt, kontrollieren Sie diese erneut. Gleichen Sie die Angaben mit den tatsächlich erfolgten Auszahlungen ab. Prüfen Sie, ob noch eine Restzahlung erforderlich ist oder eine bereits erfolgte Auszahlung noch erfasst werden muss. Ändern Sie bestehende Zahlungen nicht allein deshalb, weil eine Differenz besteht: Prüfen Sie zuerst deren Ursache.

Ein bereits über die Position «950 Vorschuss» berücksichtigter Vorschuss darf nicht nochmals als zusätzliche Zahlung für dieselbe Auszahlung erfasst werden. Andernfalls würde dieselbe Auszahlung doppelt berücksichtigt.

Den Ablauf des Zahlungslaufs finden Sie im Beitrag Wie führe ich die monatliche Lohnverarbeitung durch?

Erscheint beim Abschliessen ein Hinweis auf eine fehlende Zahlung, finden Sie das Vorgehen im Beitrag Was tun bei fehlender Zahlung?

Wie wird die Position bei einer Differenz aus dem Vormonat verwendet?

Die Position «950 Vorschuss» kann auch für eine technische Gegenbuchung einer geprüften Differenz aus dem Vormonat verwendet werden. Dieser Anwendungsfall unterscheidet sich von der Erfassung eines bereits ausbezahlten Vorschusses.

Prüfen Sie zuerst die Ursache der Differenz und ob eine Gegenbuchung erforderlich ist. Nicht jede Differenz muss ausgeglichen werden. Eine technische Gegenbuchung behebt die ursprüngliche Ursache nicht.

Das Vorgehen finden Sie im Beitrag Was bedeutet die Differenz aus dem Vormonat?

Weiterführende Informationen

Informationen zur Lohnposition und ihrer Unterposition finden Sie im Beitrag Was ist die Lohnposition Vorschuss (950) ?