Sous « Liste de contrôle » ouvrez l’assistant « Décompte salaire »
L'assistant « Traitement des salaires » contient les points de vérification et des options de mutation, qui peuvent être effectués avec « Démarrer » :
- Absences / Horaires (données liées aux absences comme p. ex. maladie et accident)
- Egaliser les soldes lors des sorties (lignes de produit total)
- Saisies mensuelles (lignes de produit Basic & Extra / données liées au temps de travail)
- Attribuer les positions (données salariales variables et non récurrentes)
- Impôts à la source - IS-Motifs de mutation (EMA)
- 13ème salaire mensuel
- Calculer tous les salaires
- Contrôler les fiches de salaire
- Traiter paiements
- Imprimer les fiches de salaire (p. ex. en cas de départ au milieu du mois)
1. Absences / Horaires (saisie de données liées aux absences)
Dans la première étape du traitement des salaires, vous pouvez saisir les différentes absences comme la maladie, l'accident, la maternité, les vacances, etc.
Pour ce faire, procédez comme suit :
Exemple : saisie des vacances
Pour que les absences soient prises en compte, elles doivent être saisies avant que les totaux mensuels ne soient entrées dans la saisie mensuelles de données liées au temps de travail.
2. Egaliser les soldes lors des sorties (seulement pour la ligne de produit total)
Pour que le collaborateur soit listé, sa date de départ doit être saisie dans le mois en cours. Si vous avez choisi « Versement automatique des soldes en cas de départ » dans les données du temps de travail, les soldes restants sont automatiquement repris dans la colonne « Versement ». Sinon, saisissez dans la colonne la valeur que vous souhaitez verser.
3. Saisie mensuelles de données liées au temps de travail
Vous pouvez saisir ici pour chaque collaborateur les heures travaillées, les heures supplémentaires, les suppléments de nuit, les chiffres d'affaires, etc. et contrôler les jours d'absence précédemment saisis dans la rubrique absences / services.
Le champ « Définition des colonnes » permet d'afficher ou de masquer les champs de saisie nécessaires. De plus, il est possible de choisir quels groupes de collaborateurs doivent être affichés (pas de contrôle des heures, uniquement le total mensuel, saisie quotidienne ou collaborateurs avec pointeuse).
4. Attribuer les positions de salaires variables et non récurrentes
Ce point de contrôle vous permet d'attribuer des positions salariales spécifiques à des collaborateurs sélectionnés, comme par exemple diverses allocations pour frais ou des déductions comme par exemple les quantités de repas consommés. Par ailleurs, vous enregistrez dans ce champ les éventuels paiements d'indemnités journalières suite à une maladie, un accident, une maternité ou un service militaire/civil.
Saisie du nombre de repas
Pour saisir les quantités de repas consommées, sélectionnez d'abord les collaborateurs concernés.
Sélectionnez la position « 660 Nourriture » et la sous-position correspondante, comme par exemple
« 17 Déduction nourriture repas du midi ».
Remarque importante : les options « Questionner pour chaque employé séparément » et « Recalculer automatiquement » doivent être activées.
Cliquez sur « OK » pour accéder au masque de saisie suivant.
Saisissez la quantité de repas consommés dans la colonne « Facteur ».
5. Impôts à la source - IS Motifs de mutation (EMA)
Les entrées, les départs et les mutations peuvent être saisis sous IS-Motifs de mutation (EMA) en cliquant sur la loupe chez le collaborateur concerné.
- Saisissez sous « Année » et « Mois » la date d'entrée ou de sortie du collaborateur, ou le mois pour lequel la mutation est valable. Si plusieurs mois doivent être mutés, ils doivent être traités individuellement.
- Si vous souhaitez effectuer une mutation, saisissez sous « Nouveau » la mutation auprès du canton, de la commune ou du code QST, et cliquez sur « Enregistrer ».
- Cliquez sur «Enregistrer».
- Cliquez ensuite sur le symbole « + » en dessous du mois et
- définissez le type et le motif ainsi que la date de validité
- Enregistrez la saisie.
6. 13ème salaire mensuel
Démarrez le point de contrôle « 13ème salaire mensuel» afin de marquer les collaborateurs pour lesquels vous versez la part du 13ème salaire ce mois-ci.
ATTENTION:
Si vous effectuez plusieurs traitements de salaire pour un mois, marquez également les collaborateurs pour lesquels vous avez déjà versé le salaire.
7. Calculer tous les salaires
Exécutez le point « Calculer tous les salaires » avec « Démarrer ». Vous vous assurez ainsi que le calcul des salaires a bien été effectué pour tous les collaborateurs actifs.
8. Contrôle bulletin de salaire
Exécutez le point de contrôle « Contrôle bulletin de salaire » en cliquant sur « Démarrer »
Sélectionnez les collaborateurs pour lesquels vous souhaitez contrôler le décompte de salaire ou cochez la sélection « Marquer tous » sur la page suivante.
Dès que vous confirmez les collaborateurs marqués avec OK, vous êtes directement redirigé dans le programme des salaires vers la page du décompte de salaire, que vous pouvez directement muter pour chaque collaborateur marqué individuellement.
Dès que vous avez contrôlé et corrigé les salaires pour tous, fermez l'onglet « Décompte de salaire » et revenez au processus de traitement des salaires en cliquant sur « Checklistes » dans la fenêtre en haut à gauche.
9. Traiter paiements
Exécutez le point de contrôle « Traiter paiements » en cliquant sur « Démarrer ».
Avec cette action, le salaire net est indiqué comme payé dans le programme des salaires et donc aussi sur le décompte de salaire. Si vous n'effectuez pas ce point pour un collaborateur, le salaire net entier sera reporté sur le mois suivant.
Dans le masque suivant, choisissez le type de paiement souhaité et cliquez sur « Paiement ».
Pour les paiements via ISO 20022 : enregistrez le fichier de paiement sur votre ordinateur sous forme de fichier xml. Vous pouvez ensuite lire ce fichier dans votre e-banking.
10. Imprimer la fiche de salaire
Démarrez l'action pour imprimer les fiches de salaire. N'oubliez pas que les fiches de salaire peuvent être modifiées jusqu'à la fin de la période de paie par un traitement ultérieur du contrôle des heures (ligne de produit Total) ou par des saisies d'incapacités de travail sous Absences/Services.