Avec la checklist « Clôturer la période », vous pouvez clôturer le mois de salaire actuel et ouvrir ensuite la période de paie suivante. Durant ce processus, les fiches de salaire sont générées, la déclaration des salaires est transmise et le nouveau mois est préparé.
Ce guide vous explique étape par étape comment effectuer correctement la clôture d’une période de paie.
Conditions préalables
Avant de clôturer la période de paie, assurez-vous que les points suivants sont remplis :
- Tous les salaires du mois en cours ont été saisis.
- Les fiches de salaire ont été contrôlées.
- Les éventuelles modifications concernant les collaborateurs ont été effectuées.
Démarrer la checklist « Clôturer la période »
- Ouvrez la checklist « Clôturer la période de paie ».
- L’assistant vous guide à travers trois étapes de contrôle :
- Imprimer les fiches de salaire
- Clôturer la période
- Créer une nouvelle période
Chaque étape peut être exécutée via « Démarrer l’action ! ».
Imprimer les fiches de salaire
Cette étape vous permet de créer les fiches de salaire pour le mois en cours.
- Cliquez sur « Démarrer l’action ! » dans l’étape « Imprimer les fiches de salaire ».
- Choisissez si les fiches de salaire doivent être créées :
- pour tous les collaborateurs, ou
- uniquement pour certains collaborateurs sélectionnés.
- Imprimez ou enregistrez les fiches de salaire.
Clôturer la période
Cette étape permet de clôturer le mois de salaire actuel et de transmettre la déclaration des salaires.
- Cliquez sur « Démarrer l’action ! » dans l’étape « Clôturer la période de paie ».
- Confirmez que vous souhaitez clôturer la période de paie affichée.
Après la clôture, les données sont automatiquement transmises à la caisse de compensation (AVS) ainsi qu’à la caisse de pension (LPP).
Ouvrir nouvelle période
Une fois le mois clôturé, vous pouvez ouvrir la nouvelle période de paie.
- Dans l’étape « Ouvrir nouvelle période », cliquez sur « Démarrer ».
- Confirmez l’ouverture de la nouvelle période de paie.
- Choisissez ensuite comment le 13ᵉ salaire doit être pris en compte dans cette période.
Exemple : si le 13ᵉ salaire est versé, sélectionnez « Pour tous les collaborateurs ».
Remarques et résolution des problèmes
Message d’erreur « Destinataire des données salariales manquant »
Si ce message apparaît, cela signifie qu’un destinataire nécessaire à la transmission des données salariales manque.
Dans ce cas, veuillez communiquer au support le numéro DPI du canton compétent.
Écart de la masse salariale supérieur à 10 %
Si la masse salariale déclarée diffère de plus de 10 % de la masse salariale annuelle précédente, le système demande si les factures d’acompte doivent être adaptées.
- Si vous choisissez Oui, les factures futures seront ajustées.
- En cas de facturation mensuelle basée sur la masse salariale effective, la facture est créée automatiquement après la déclaration des salaires.