Si des vacances ou des jours fériés ont été saisis de manière incorrecte ou n'ont pas été correctement pris en compte sur le décompte de salaire, la procédure dépend de la manière dont la collaboratrice ou le collaborateur est géré.
Une distinction est faite entre salaire horaire, salaire mensuel et Total avec plan de service.
Quelle correction souhaitez-vous effectuer ?
- Salaire horaire : si une indemnité de vacances ou de jours fériés doit être ajoutée ultérieurement, la rubrique salariale correspondante est adaptée directement dans le décompte de salaire.
- Salaire mensuel : si trop ou trop peu de vacances ou de jours fériés ont été payés, la correction est effectuée dans la liste du total mensuel.
- Total avec plan de service : si des vacances ou des jours fériés ont été saisis de manière incorrecte, les heures effectives ou le solde correspondant sont corrigés.
Comment compléter les indemnités de vacances ou de jours fériés pour les collaborateurs rémunérés à l'heure ?
Pour les collaborateurs rémunérés à l'heure, les indemnités de vacances et de jours fériés sont calculées sur la base des heures effectuées.
Si une indemnité de vacances ou de jours fériés doit être ajoutée ultérieurement, la base de calcul de la rubrique salariale correspondante peut être adaptée directement dans le décompte de salaire.
- Ouvrez le décompte de salaire concerné.
- Ouvrez la rubrique salariale correspondante pour l'indemnité de vacances ou de jours fériés.
- Complétez la base de calcul manquante au moyen de la saisie fixe.
- Recalculez ou actualisez le décompte de salaire.
- Contrôlez le montant de l'indemnité de vacances ou de jours fériés.
Vous trouverez de plus amples informations sur la modification des différentes rubriques salariales dans l'article « Comment modifier un décompte de salaire ? ».
Comment corriger les vacances ou les jours fériés pour les collaborateurs au salaire mensuel ?
Pour les collaborateurs au salaire mensuel, les vacances ou jours fériés payés en trop ou en moins peuvent être corrigés dans la liste du total mensuel.
Trop peu de vacances ou de jours fériés ont été payés
Si un paiement n'a pas été pris en compte ou l'a été pour un montant insuffisant, saisissez la valeur manquante dans la liste du total mensuel.
- Ouvrez la liste du total mensuel.
- Recherchez la collaboratrice ou le collaborateur concerné.
- Saisissez la valeur manquante pour les vacances ou les jours fériés.
- Recalculez le décompte de salaire.
- Contrôlez le décompte de salaire corrigé.
Trop de vacances ou de jours fériés ont été payés
Si un paiement trop élevé a été pris en compte, saisissez la valeur à corriger sous forme de valeur négative dans la liste du total mensuel.
- Ouvrez la liste du total mensuel.
- Recherchez la collaboratrice ou le collaborateur concerné.
- Saisissez la valeur à corriger pour les vacances ou les jours fériés sous forme de valeur négative.
- Recalculez le décompte de salaire.
- Contrôlez le décompte de salaire corrigé.
Si les valeurs saisies ne s'affichent ensuite pas sur le décompte de salaire, consultez l'article « Pourquoi les saisies de la liste du total mensuel n'apparaissent-elles pas sur le décompte de salaire ? ».
Comment corriger les vacances ou les jours fériés avec Total et le plan de service ?
La période salariale est encore ouverte
Si des vacances ou des jours fériés ont été saisis de manière incorrecte dans une période salariale ouverte, contrôlez d'abord les heures effectives dans le plan de service.
Si le temps de travail d'un jour a déjà été saisi dans les heures effectives, l'option « Manuel » est activée. Dans ce cas, aucune saisie ultérieure effectuée dans le plan de service pour ce jour n'est reportée sur les heures effectives.
Cela signifie que même si vous corrigez ensuite le jour dans le plan de service, les heures effectives déjà saisies manuellement restent inchangées.
Procédez comme suit pour effectuer la correction :
- Ouvrez les heures effectives du jour concerné en effectuant un clic droit sur l'un des champs blancs.
- Décochez l'option « Manuel ».
- Saisissez ou corrigez le jour concerné dans le plan de service.
- Contrôlez ensuite les valeurs de vacances ou de jours fériés reprises.
- Contrôlez le solde de vacances ou de jours fériés.
Vous pouvez également saisir correctement les vacances ou les jours fériés directement dans les heures effectives. Dans ce cas, l'option « Manuel » reste activée et les modifications ultérieures du plan de service ne sont toujours pas reprises automatiquement pour ce jour.
Vous trouverez des instructions détaillées sur la modification des heures effectives dans l'article « Comment modifier les heures de travail effectives dans le plan de service ? ».
Après la correction, recalculez le décompte de salaire et contrôlez le résultat.
Pour savoir comment les vacances, les jours fériés et les adaptations manuelles sont représentés sur la feuille mensuelle, consultez l'article « Comment est structurée la feuille mensuelle de contrôle du temps de travail ? ».
Vous trouverez de plus amples informations sur la saisie des demi-jours de repos dans l'article « Qu'est-ce qui est considéré comme un demi-jour de repos ? ».
La saisie incorrecte provient d'une période salariale déjà clôturée
Si la saisie initiale ne peut plus être corrigée parce que la période salariale concernée a déjà été clôturée, le solde de vacances ou de jours fériés doit être corrigé.
La possibilité de rouvrir une période salariale clôturée dépend notamment du fait que des données aient déjà été transmises ou non par E-Transfer. Vous trouverez de plus amples informations dans l'article « Quand une période salariale peut-elle être rouverte ? ».
Si la réouverture n'est pas possible, l'adaptation nécessaire du solde est effectuée dans une période salariale ultérieure. Ne modifiez pas simplement une rubrique sur le décompte de salaire lorsque le solde de vacances ou de jours fériés sous-jacent est incorrect. En cas d'incertitude, le support vous aide volontiers.
Les soldes sont automatiquement payés lors du départ
Avec le produit Total, un schéma de temps de travail permettant le paiement automatique des soldes lors du départ peut être enregistré dans les données de base du collaborateur.
Si ce réglage est activé, les soldes existants sont automatiquement pris en compte sur le décompte de salaire lors du départ. Selon les soldes disponibles, les vacances, jours fériés, jours de repos ou heures supplémentaires peuvent par exemple être payés.
Vous trouverez de plus amples informations sur les paramètres du temps de travail dans l'article « Comment saisir les données relatives au temps de travail dans les données de base du collaborateur ? ».
Si le paiement automatique est trop élevé ou trop faible, contrôlez d'abord si le solde correspondant est correct.
- Si la période salariale concernée est encore ouverte, contrôlez et corrigez les heures effectives dans le plan de service.
- Si le solde incorrect provient d'une période salariale déjà clôturée, le solde doit être corrigé en conséquence.
Recalculez ensuite le décompte de salaire. Ne remplacez pas manuellement le paiement généré automatiquement si le solde sous-jacent est incorrect.
Vous trouverez la procédure générale pour le paiement des soldes ouverts lors du départ dans l'article « Comment payer les soldes ? ».
Remarques et résolution des problèmes
Pourquoi ma modification dans le plan de service n'est-elle pas reprise ?
Contrôlez dans les heures effectives si l'option « Manuel » est activée pour le jour concerné.
Si « Manuel » est activé, les heures effectives qui y sont enregistrées sont prioritaires. Les modifications ultérieures du plan de service ne sont pas reprises automatiquement pour ce jour.
Décochez « Manuel » si les valeurs doivent à nouveau être reprises du plan de service ou corrigez directement les valeurs dans les heures effectives.
Le solde et le paiement ne sont pas la même chose
Selon le type de salaire et le produit utilisé, la correction doit être effectuée à un endroit différent.
- Pour le salaire horaire, une indemnité de vacances ou de jours fériés manquante est ajoutée en corrigeant la base de la rubrique salariale correspondante dans le décompte de salaire.
- Pour le salaire mensuel, les vacances ou jours fériés payés en trop ou en moins sont corrigés dans la liste du total mensuel.
- Avec Total et le plan de service, les saisies incorrectes de vacances ou de jours fériés sont corrigées dans les heures effectives ou au moyen d'une adaptation du solde.
Tenir compte des indemnités de vacances et de jours fériés pour le 13e salaire
Les indemnités de vacances et de jours fériés doivent être prises en compte dans le calcul du 13e salaire. Après une correction ultérieure, contrôlez donc également le 13e salaire.
Vous trouverez de plus amples informations dans l'article « Comment verser le 13e salaire ? ».
Contrôlez le décompte de salaire après chaque correction
Après la correction, recalculez ou actualisez le décompte de salaire et contrôlez si les vacances, les jours fériés, les soldes et les montants qui en résultent sont correctement indiqués.
Questions juridiques
Pour toute clarification juridique, nous vous renvoyons au service juridique de GastroSuisse.