Comment transmettre les déclarations annuelles pour l’AVS, les CAF, l’IJ, la LAA et la LAAC via E-Transfer ?

Dans cette instruction, vous apprenez comment effectuer correctement la transmission annuelle des données salariales pour l’AVS, les CAF ainsi que pour les assurances IJM, LAA et LAA-C via l’E-Transfer. Cette procédure est destinée à toutes les entreprises qui transmettent leurs déclarations annuelles par voie électronique.

Démarrer la création de la transmission annuelle

1. Ouvrez le menu principal et accédez à la rubrique E-Transfer.

2. Sélectionnez comme sous-type Caisses de compensation et Caisses d’allocations familiales (CAF).

3. Sélectionnez en plus les assurances IJM, LAA et LAA-C, pour autant qu’elles soient assurées auprès de la SWICA via GastroSocial.

4. Si vous êtes assuré auprès d’une autre assurance, par exemple Allianz ou La Mobilière, vous devez effectuer la transmission annuelle séparément auprès de cette assurance.

5. Cliquez sur Créer.

Sélection selon le type d’assurance

Si vous êtes assuré auprès de la SWICA via GastroSocial, sélectionnez AVS, CAF, IJM, LAA et, le cas échéant, LAA-C, puis créez une transmission.

Si vous êtes assuré auprès d’un autre assureur, créez deux transmissions distinctes :
• une transmission pour l’AVS et les CAF
• une transmission séparée pour les IJM, la LAA et, le cas échéant, la LAA-C

Envoyer la transmission annuelle

1. Après la création, les transmissions apparaissent dans l’E-Transfer avec le statut « En Travail ».

2. Vérifiez que le statut « Créé » est affiché.

3. Cliquez ensuite sur « Envoyer ».

Remarque concernant la personne de contact: La personne de contact est automatiquement reprise depuis les rubriques « Système » et « Mandants ».
Si vous souhaitez utiliser une autre personne de contact, vous pouvez adapter ces informations manuellement.

Remarque : Veuillez passer de la vue liste à la vue détaillée afin que « Statut » et « Envoyer » soient visibles.

Vérifier la transmission

1. Après l’envoi, le statut passe à « Envoyé ».

2. Cliquez sur Statut afin de consulter l’état actuel.

Finaliser la transmission via le lien

1. Le statut est désormais Incomplet.

2. Cliquez sur le lien ou sur « Finaliser la transmission ».

Remarque : si vous utilisez macOS comme système d’exploitation, cliquez de préférence sur « Finaliser la transmission

Démarrer la validation

1. Vous êtes automatiquement redirigé.

2. Pour l’AVS et les CAF ainsi que, le cas échéant, pour la SWICA, vous êtes dirigé vers la page de GastroSocial.

3. Pour les assurances, vous êtes dirigé vers la page de votre assureur, par exemple Allianz ou La Mobilière.

4. Cliquez sur Démarrer la validation.

Vérifier la validation

1. Vérifiez les données salariales affichées.

2. Pour l’AVS et les CAF ainsi que pour la SWICA, si assurée via GastroSocial, contrôlez que l’adresse correcte de la caisse de pension est enregistrée.

3. Cliquez sur Suivant.

Transmettre les données salariales

1. Vérifiez les masses salariales pour l’année 2026.

2. Cliquez en bas à droite sur Transmettre.

3. Après une transmission réussie, vous recevez une confirmation.

4. Vous pouvez enregistrer les données salariales transmises sur votre PC si nécessaire.

5. Les données sont reçues simultanément dans le système central de GastroSocial.

Finaliser l’envoi

1. Retournez dans l’E-Transfer.

2. Cliquez à nouveau sur Statut.

3. Le statut final est Transmission clôturée.

4. La déclaration apparaît ensuite sous « Terminé » dans l’E-Transfer.

5. Si le statut ne change pas ou si un message d’erreur s’affiche, patientez environ 30 minutes ou jusqu’au jour ouvrable suivant, puis vérifiez à nouveau le statut.

6. Si le statut reste inchangé, veuillez contacter le support.