Comment transmettre les déclarations annuelles pour l’AVS, les CAF, l’IJM, la LAA et la LAAC via E-Transfer ?

Dans cette instruction, vous apprenez comment effectuer correctement la transmission annuelle des données salariales pour l’AVS, les CAF ainsi que pour les assurances IJM, LAA et LAA-C via l’E-Transfer. Cette procédure est destinée à toutes les entreprises qui transmettent leurs déclarations annuelles par voie électronique.

Créer la transmission annuelle

1. Ouvrez le menu principal et accédez à la rubrique E-Transfer.
2. Sélectionnez comme sous-type Caisses de compensation et Caisses d’allocations familiales (CAF).
3. Sélectionnez en plus les assurances IJM, LAA et LAA-C, pour autant qu’elles soient assurées auprès de la SWICA via GastroSocial.
4. Si vous êtes assuré auprès d’une autre assurance, par exemple Allianz ou La Mobilière, la transmission annuelle doit être effectuée séparément pour ces assurances.
5. Cliquez sur Créer.

Sélection selon le type d’assurance

Si vous êtes assuré auprès de la SWICA via GastroSocial, sélectionnez AVS, CAF, IJM, LAA et, le cas échéant, LAA-C, puis créez une transmission commune.

Si vous êtes assuré auprès d’un autre assureur, créez deux transmissions distinctes :

• une transmission pour l’AVS et les CAF
• une transmission séparée pour les IJM, la LAA et, le cas échéant, la LAA-C

Envoyer la transmission annuelle

1. Après la création, les transmissions apparaissent dans l’E-Transfer avec le statut En Travail.
2. Vérifiez que le statut Créé est affiché.
3. Cliquez ensuite sur Envoyer.

Remarque concernant la personne de contact : La personne de contact est automatiquement reprise depuis les rubriques Système et Mandants. Si vous souhaitez utiliser une autre personne de contact, vous pouvez adapter ces informations manuellement.

Remarque : passez de la vue liste à la vue détaillée afin que Statut et Envoyer soient visibles.

Vérifier la transmission

1. Après l’envoi, le statut passe à Envoyé.
2. Cliquez sur Statut afin de consulter l’état actuel de la transmission.

Finaliser la transmission

Après l’envoi, le statut peut tout d’abord être Incomplet. Dans ce cas, la transmission doit encore être finalisée.

1. Cliquez sur le lien ou sur Finaliser la transmission.
2. Suivez ensuite les étapes nécessaires à la validation.

Remarque pour macOS : si vous utilisez macOS comme système d’exploitation, cliquez de préférence sur Finaliser la transmission.

Démarrer la validation

1. Vous êtes automatiquement redirigé.
2. Pour l’AVS et les CAF ainsi que, le cas échéant, pour la SWICA, vous êtes dirigé vers la page de GastroSocial.
3. Pour les autres assurances, vous êtes dirigé vers la page de votre assureur, par exemple Allianz ou La Mobilière.
4. Cliquez sur Démarrer la validation.

Vérifier la validation

1. Vérifiez les données salariales affichées.
2. Pour l’AVS et les CAF ainsi que pour la SWICA, si vous êtes assuré via GastroSocial, contrôlez que l’adresse correcte de la caisse de pension est enregistrée.
3. Cliquez sur Suivant.

Transmettre les données salariales

1. Vérifiez les masses salariales pour l’année 2026.
2. Cliquez en bas à droite sur Transmettre.
3. Après une transmission réussie, vous recevez une confirmation.
4. Vous pouvez enregistrer les données salariales transmises sur votre PC si nécessaire.
5. Les données sont reçues simultanément dans le système central de GastroSocial.

Finaliser et contrôler l’envoi

1. Retournez dans l’E-Transfer.
2. Cliquez à nouveau sur Statut.
3. Le statut final est Transmission clôturée.
4. La déclaration apparaît ensuite sous Terminé dans l’E-Transfer.

Si l’envoi n’est pas clôturé : si le statut ne change pas ou si un message d’erreur s’affiche, patientez environ 30 minutes ou jusqu’au jour ouvrable suivant, puis vérifiez à nouveau le statut.

Si le statut reste inchangé, veuillez contacter le support.