Introduction
Des données de base complètes et exactes des collaborateurs sont une condition importante pour une clôture mensuelle et annuelle sans problème dans miruSocial. Des informations erronées ou incomplètes peuvent entraîner des problèmes lors de la déclaration électronique des salaires (ELM), des rapports statistiques ainsi que lors de l’établissement des certificats de salaire.
En effectuant un contrôle régulier des données de base, vous vous assurez que toutes les informations pertinentes sont à jour et complètes.
Conditions, explications et outils
Pour la vérification, vous avez besoin de :
- Accès aux données de base des collaborateurs dans miruSocial
La fiche de données de base des collaborateurs comme aide au contrôle avec les informations actuelles de vos collaborateurs
Pourquoi devriez-vous contrôler les données de base ?
Les données de base constituent la base de nombreux processus dans miruSocial.
Des informations complètes sont importantes pour :
- la déclaration électronique des salaires (ELM)
- les certificats de salaire
- les décomptes AVS et assurances sociales
- les rapports statistiques aux autorités
- l’enquête sur la structure des salaires (LSE)
- les analyses et statistiques
- la clôture annuelle
Des informations manquantes ou incorrectes peuvent entraîner des messages d’erreur, des rejets ou des analyses incomplètes.
Quand devriez-vous vérifier les données de base ?
Nous recommandons un contrôle complet :
- à l’entrée de nouveaux collaborateurs
- en cas de modifications des données personnelles
- avant la déclaration électronique des salaires (ELM)
- avant le traitement des salaires de décembre
- au moins une fois par an
Le contrôle annuel aide à détecter tôt les erreurs avant la clôture annuelle.
Quelles données devriez-vous contrôler ?
Informations personnelles
Vérifiez en particulier :
- Numéro AVS
- Prénom et nom
- Date de naissance
- Sexe
- Nationalité
- État civil
Ces informations sont notamment nécessaires pour les assurances sociales, les déclarations aux autorités et les analyses statistiques.
Données d’adresse
Contrôlez :
- Rue et numéro
- Code postal
- Localité
- Pays de domicile
Des données d’adresse obsolètes peuvent causer des problèmes pour les certificats de salaire ou la correspondance.
Informations sur la relation de travail
Vérifiez :
- Date d’entrée
- Date de sortie
- Type de contrat
- Fonction
- Taux d’activité ou degré d’occupation
Ces informations sont pertinentes pour les analyses, statistiques et travaux de clôture annuelle.
Informations sur le temps de travail
Contrôlez :
- Degré d’occupation
- Temps de travail théorique
- Temps de travail hebdomadaire
Des informations manquantes ou incorrectes peuvent influencer les enquêtes statistiques et les analyses.
Informations statistiques
Vérifiez en particulier :
- Informations professionnelles
- Niveau de formation
- Caractéristiques pertinentes pour l’OFS
- autres informations statistiques selon les exigences des autorités
Ces données sont nécessaires pour les rapports statistiques et l’enquête sur la structure des salaires.
Coordonnées bancaires
Contrôlez :
- IBAN
- Titulaire du compte
- Informations de paiement
Des données bancaires erronées peuvent entraîner des problèmes lors du paiement des salaires.