Einleitung
Wird in einer Lohnabrechnung eine «Differenz aus Vormonat» ausgewiesen, sollte zuerst geprüft werden, weshalb diese entstanden ist. Die Differenz ist meist ein Hinweis darauf, dass die Lohnabrechnung vom Vormonat nach einer bereits hinterlegten Zahlung nochmals verändert wurde. Erst nachdem die Ursache geprüft wurde, kann entschieden werden, ob eine Gegenbuchung erforderlich ist.
Warum entsteht eine Differenz aus dem Vormonat?
Eine Differenz aus dem Vormonat entsteht, wenn nach einer bereits erfassten oder hinterlegten Zahlung Änderungen im Lohnlauf vorgenommen werden.
Dadurch verändert sich der berechnete Nettolohn, während die bereits hinterlegte Zahlung unverändert bleibt. Die Differenz zwischen diesen beiden Beträgen wird automatisch in den nächsten Lohnmonat übertragen und dort als «Differenz aus dem Vormonat» ausgewiesen.
Häufige Ursachen
- Nachträgliche Anpassung von Lohnbestandteilen
- Rückwirkend erfasste Mutationen
- Korrekturen eines bereits abgeschlossenen Lohnmonats
- Änderungen nach einer bereits hinterlegten Zahlung
- Nachträglich erfasste Absenzen oder Zuschläge
Vorgehen
Voraussetzungen
Bevor Sie eine Differenz ausgleichen, sollten Sie folgende Punkte prüfen:
- Wodurch ist die Differenz entstanden?
- Entspricht die Differenz einer gewünschten Korrektur?
- Ist eine Gegenbuchung fachlich korrekt?
- Wichtig: Die Position 950 «Vorschuss» dient in diesem Zusammenhang lediglich als technische Gegenbuchung. Sie behebt die Ursache der Differenz nicht.
Wie gleiche ich eine geprüfte Differenz aus?
Differenz mit Position 950 «Vorschuss» gegengängig buchen:
- Öffnen Sie die betroffene Lohnabrechnung.
- Prüfen Sie die ausgewiesene Differenz aus dem Vormonat und deren Ursache.
- Erfassen Sie eine neue Lohnposition.
- Wählen Sie die Position «950 Vorschuss».
- Wählen Sie die Subposition «1 Vorschuss».
- Aktivieren Sie die Option «Festeingabe».
- Erfassen Sie den Betrag in Höhe der Differenz:
- Bei positiver Differenz: negativen Betrag erfassen
- Bei negativer Differenz: positiven Betrag erfassen
- Kontrollieren Sie die Abrechnung.
- Prüfen Sie, ob die Differenz wie gewünscht ausgeglichen wurde.
- Speichern Sie die Lohnabrechnung.
Hinweise
- Die Differenz kann nicht gelöscht werden
- Eine Differenz aus dem Vormonat kann nicht einfach entfernt oder gelöscht werden. Sie basiert auf einer Differenz zwischen Nettolohn und hinterlegter Zahlung und sollte nachvollziehbar korrigiert werden.
- Die Ursache bleibt bestehen
- Wird die Position 950 «Vorschuss» verwendet, erfolgt lediglich eine technische Gegenbuchung. Die ursprüngliche Ursache der Differenz wird dadurch nicht behoben.
- Nicht jede Differenz muss ausgeglichen werden
- Ob eine Gegenbuchung sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Sachverhalt ab. Prüfen Sie deshalb immer zuerst die Entstehung der Differenz.