Introduction
Avec le traitement mensuel des salaires, vous établissez les décomptes de salaire de vos collaborateurs et effectuez le paiement des salaires. L’assistant «Traitement des salaires» vous guide pas à pas à travers toutes les étapes de contrôle et de traitement nécessaires.
Il est important de traiter les différents points de contrôle dans l’ordre indiqué. Certaines étapes dépendent les unes des autres et ont une incidence directe sur le calcul des salaires.
Conditions préalables
Avant de commencer, assurez-vous que :
- les entrées et les sorties sont à jour ;
- toutes les données salariales pertinentes sont disponibles ;
- les éléments variables du salaire sont connus ;
- la période salariale (mois) correcte a été sélectionnée.
Instructions étape par étape
Ouvrez l’assistant via :
Listes de contrôle > Traitement des salaires
L’assistant «Traitement des salaires» contient les points de contrôle et les possibilités de mutation suivants, qui peuvent être exécutés avec «Démarrer» :
- Absences / Horaires
- Egaliser les soldes lors des sorties
- Saisies mensuelles
- Attribuer les positions
- Impôts à la source - IS-Motifs de mutation (EMA)
- 13ème salaire mensuel
- Calculer tous les salaires
- Contrôler les fiches de salaire
- Traiter paiements
- Imprimer les fiches de salaire
1. Absences / Horaires
Commencez par saisir toutes les absences pertinentes, par exemple :
- maladie
- accident
- maternité
- vacances
- autres absences
Exemple : saisie des vacances
Remarque : Afin que les absences soient prises en compte, elles doivent être saisies avant l’enregistrement des totaux mensuels dans les saisies mensuelles.
2. Egaliser les soldes lors des sorties (seulement pour la ligne de produit total)
Pour que le collaborateur soit listé, sa date de départ doit être saisie dans le mois en cours. Si vous avez choisi «Versement automatique des soldes en cas de départ» dans les données du temps de travail, les soldes restants sont automatiquement repris dans la colonne «Versement». Sinon, saisissez dans la colonne la valeur que vous souhaitez verser.
3. Saisies mensuelles de données liées au temps de travail
Vous pouvez saisir ici pour chaque collaborateur les heures travaillées, les heures supplémentaires, les suppléments de nuit, les chiffres d’affaires, etc. et contrôler les jours d’absence précédemment saisis sous Absences / Horaires.
Remarque : Le champ «Définition des colonnes» permet d’afficher ou de masquer les champs de saisie nécessaires. Il est également possible de choisir quels groupes de collaborateurs doivent être affichés : pas de contrôle des heures, uniquement le total mensuel, saisie quotidienne ou collaborateurs avec pointeuse.
4. Attribuer les positions de salaires variables et non récurrentes
Ce point de contrôle vous permet d’attribuer des positions salariales spécifiques à des collaborateurs sélectionnés, par exemple diverses allocations, des frais ou des déductions comme les quantités de repas consommés. Vous pouvez également y enregistrer les éventuels paiements d’indemnités journalières en cas de maladie, d’accident, de maternité ou de service militaire ou civil.
Saisie du nombre de repas
- Sélectionnez les collaborateurs.
- Sélectionnez la position «660 Nourriture».
- Sélectionnez la sous-position souhaitée.
- Activez :
- «Questionner pour chaque Emloyé séparément»
- «Recalculer automatiquement»
- Cliquez sur «OK» pour accéder au masque de saisie suivant.
- Saisissez la quantité de repas consommés dans la colonne «Facteur».
5. Saisir les motifs de mutation de l’impôt à la source dans la liste de contrôle (EMA)
Utilisez cette étape pour :
- les entrées
- les mutations de l’impôt à la source
- les sorties
Saisissez les motifs de mutation de l’impôt à la source (EMA) en cliquant sur la loupe du collaborateur concerné :
- Cliquez sur le signe plus pour ouvrir une nouvelle déclaration de mutation.
- Sélectionnez l’année et le mois qui doivent être adaptés ou corrigés. Si plusieurs mois doivent être modifiés, ils doivent être traités séparément.
- Cliquez sur «Remplir les valeurs». Le programme de salaires effectue alors le calcul sur la base des nouvelles données saisies. La correction apparaît automatiquement sur le décompte de salaire.
- Important : Pour que les valeurs puissent être remplies automatiquement, un nouveau jeu de données contenant les valeurs correspondantes doit impérativement avoir été créé au préalable dans les données de base du collaborateur.
- Enregistrez le jeu de données à l’aide de la coche verte.
- Saisissez ensuite le motif de la mutation. Pour commencer la saisie, cliquez sur le signe plus dans la partie inférieure. Celui-ci ne devient actif qu’après avoir terminé l’étape précédente.
- Enregistrez les données saisies à l’aide de la coche verte.
6. 13ème salaire mensuel
Lancez le point de contrôle «13e salaire» afin de sélectionner les collaborateurs auxquels vous souhaitez verser la part du 13e salaire durant ce mois.
Important :
- Si la case n’est pas cochée, le programme de salaires constitue uniquement les provisions si le 13e salaire a été défini en conséquence dans les composantes salariales des données de base du collaborateur.
- Si vous effectuez plusieurs traitements de salaire pour un même mois, les collaborateurs pour lesquels les salaires ont déjà été versés restent également sélectionnés.
7. Calculer tous les salaires
Exécutez le point «Calculer tous les salaires» avec «Démarrer». Vous vous assurez ainsi que le calcul des salaires a bien été effectué pour tous les collaborateurs actifs. Ce point de contrôle ne met pas uniquement à jour les décomptes de salaire existants. Dans la période salariale ouverte, les décomptes de salaire manquants ou précédemment supprimés sont également recréés.
8. Contrôler les décomptes de salaire
Exécutez le point de contrôle «Contrôler les fiches de salaire» en cliquant sur «Démarrer».
Sélectionnez les collaborateurs pour lesquels vous souhaitez contrôler le décompte de salaire ou cochez la sélection «Marquer tous» sur la page suivante.
Dès que vous confirmez les collaborateurs sélectionnés avec «OK», vous êtes directement redirigé dans le programme des salaires vers le décompte de salaire, que vous pouvez modifier pour chaque collaborateur sélectionné.
Dès que vous avez contrôlé et corrigé les salaires, fermez l’onglet «Décompte de salaire» et revenez au processus de traitement des salaires en cliquant sur «Checklistes» dans la fenêtre en haut à gauche.
Remarque
Tant que la période salariale n’est pas encore clôturée, un décompte de salaire supprimé ou manquant peut être recalculé. Pour cela, exécutez à nouveau le point de contrôle «Calculer tous les salaires», puis créez ou contrôlez à nouveau le décompte de salaire.
Si vous souhaitez modifier la langue du décompte de salaire pour certains collaborateurs, suivez les instructions de l’article Comment puis‑je modifier la langue du bulletin de salaire ?.
9. Traiter paiements
Exécutez le point de contrôle «Traiter paiements» en cliquant sur «Démarrer».
Cette opération enregistre le paiement du salaire net et l’affiche sur le décompte de salaire.
Que signifie le montant restant ou reporté ?
Le montant restant ou reporté correspond à la différence entre le salaire net calculé et le paiement enregistré.
- Si le paiement correspond au salaire net, le montant restant ou reporté est de 0.00.
- Si le paiement ne correspond pas au salaire net, la différence est affichée comme montant restant ou reporté.
Un montant restant ouvert est reporté sur la période salariale suivante.
Comment obtenir un montant restant ou reporté de 0.00 ?
Pour que le montant restant ou reporté soit de 0.00 sur le décompte de salaire, le paiement enregistré doit correspondre au salaire net calculé.
Procédez comme suit :
- Contrôlez le salaire net calculé sur le décompte de salaire.
- Exécutez le point de contrôle «Traiter paiements».
- Assurez-vous que le montant du paiement enregistré correspond au salaire net.
- Contrôlez ensuite le décompte de salaire. Le montant restant ou reporté devrait être de 0.00.
Si un paiement incorrect a déjà été enregistré, supprimez-le d’abord, puis exécutez à nouveau le point de contrôle «Traiter paiements».
Vous trouverez de plus amples informations dans l’article Comment supprimer un paiement ?
Si aucun paiement n’est effectué pour un collaborateur, le salaire net reste ouvert et est reporté sur la période salariale suivante.
Dans le masque suivant, choisissez le type de paiement souhaité et cliquez sur «Paiement».
Pour les paiements via ISO 20022, enregistrez le fichier de paiement sur votre ordinateur sous forme de fichier XML. Vous pouvez ensuite importer ce fichier dans votre e-banking.
10. Imprimer le décompte de salaire
Démarrez l’action pour imprimer les décomptes de salaire. N’oubliez pas que les décomptes de salaire peuvent être modifiés jusqu’à la clôture de la période salariale par un traitement ultérieur du contrôle des heures (ligne de produit Total) ou par des saisies d’incapacités de travail sous Absences / Horaires.