Afin que les taux de prime corrects soient pris en compte dans les décomptes de salaire de la nouvelle année, les mutations tarifaires concernant l’IJM, la LAA et la LAAC doivent être transmises ou confirmées au plus tard le 31 décembre.
Même si les taux de prime n’ont pas changé, une confirmation est en principe nécessaire. Des indications particulières s’appliquent aux établissements qui restent assurés auprès de SWICA sans changement l’année suivante. Vous les trouverez plus bas dans la section Remarques importantes.
Préparation
Demandez à vos assurances IJM et LAA les profils d’assurance ou les polices pour l’année à venir, puis enregistrez-les au format PDF sur votre ordinateur. Vous aurez besoin de ces documents ultérieurement pour la transmission.
Instructions étape par étape
1. Vérifier le courrier et le délai
Vous recevez dans la liste des tâches un courrier contenant les informations relatives aux mutations tarifaires ainsi qu’un code d’accès personnel. Vérifiez les informations et respectez le délai indiqué.
La communication ou la confirmation des taux de prime doit être effectuée au plus tard le 31 décembre 2026.
2. Ouvrir le lien et saisir le code d’accès
Ouvrez le lien indiqué dans le courrier.
Saisissez votre code d’accès personnel et cliquez sur «Suivant».
3. Vérifier l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie (IJM)
Vérifiez tout d’abord les informations concernant l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie.
Selon la situation, vous pouvez indiquer qu’aucune modification de la police IJM n’est intervenue, que vous restez assuré auprès de SWICA l’année suivante ou saisir un passage à SWICA.
En cas de passage à SWICA, saisissez également la date à partir de laquelle le changement s’applique.
Si les données d’assurance ou les taux de prime changent, les informations actuelles sont affichées à gauche. Saisissez les nouvelles informations à droite.
Vérifiez ou saisissez notamment les informations suivantes:
- Date Valable dès le
- Taux total IJM femmes
- Taux total IJM hommes
- Part de l’employeur
- Prestation IJM à partir du jour correspondant
- Salaire maximal assuré
- Société d’assurance
- Numéro de client
- Numéro de contrat
- Numéro d’assurance Swissdec
4. Vérifier l’assurance-accidents (LAA)
Vérifiez ensuite les informations concernant l’assurance-accidents.
En cas de modification, saisissez les nouvelles données à droite. Vérifiez ou complétez notamment les informations suivantes:
- Date Valable dès le
- Taux total AP femmes
- Taux total AP hommes
- Taux total ANP femmes
- Taux total ANP hommes
- Société d’assurance
- Numéro de client
- Numéro de contrat
- Numéro d’assurance Swissdec
5. Vérifier l’assurance-accidents complémentaire (LAAC)
Si une assurance-accidents complémentaire existe, vérifiez également ces informations.
En cas de modification, saisissez notamment les informations suivantes:
- Date Valable dès le
- Taux total femmes
- Taux total hommes
- Part de l’employeur
- Société d’assurance
- Numéro de client
- Numéro de contrat
- Numéro d’assurance Swissdec
6. Vérifier le contact principal et les remarques
Vérifiez les informations relatives au contact principal et saisissez ou actualisez si nécessaire le nom, le prénom et l’adresse e-mail.
Vous pouvez saisir des informations supplémentaires dans le champ Remarques.
7. Ajouter les profils d’assurance ou les polices
Dans la section Pièces jointes, ajoutez les profils d’assurance ou les polices actuels.
Vous pouvez ajouter ici comme pièces jointes les documents préalablement enregistrés au format PDF.
8. Transmettre les informations
Vérifiez une nouvelle fois les informations saisies, puis cliquez sur «Transmettre».
Ne fermez le masque de saisie qu’après avoir transmis les informations.
Remarques importantes
- Taux de prime inchangés: même si les taux de prime ne changent pas, il faut en principe confirmer qu’aucune modification n’est intervenue.
- SWICA: si un établissement reste assuré auprès de SWICA sans changement l’année suivante, aucune communication n’est nécessaire conformément au courrier. Les modifications sont reprises automatiquement.
- Somme salariale assurée fixe: les collaborateurs disposant d’une somme salariale assurée fixe doivent toujours être saisis manuellement.
- Absence de réponse: si aucune réponse requise n’est transmise, les tarifs actuels restent appliqués. Cela peut entraîner des décomptes de salaire incorrects dès janvier.
- Corrections: les corrections ultérieures sont payantes.
- Plusieurs établissements: le formulaire doit être rempli séparément pour chaque établissement.
- Délai: les informations nouvelles ou modifiées doivent être transmises au plus tard le 31 décembre 2026.
- Contrôle en janvier: vérifiez les tarifs avant le traitement des salaires de janvier. Conformément au courrier, les modifications seront disponibles au plus tard à partir du 20 janvier 2027.