Persönliche Angaben werden bei der Erfassung eines Mitarbeitenden im Mitarbeiterstamm hinterlegt. Ändern sich diese Angaben später, aktualisieren Sie diese in miruSocial.
Vollständige und aktuelle persönliche Angaben sind unter anderem für Sozialversicherungen, Behördenmeldungen, statistische Meldungen und die elektronische Lohnmeldung (ELM) wichtig.
Welche persönlichen Angaben muss ich erfassen und kontrollieren?
Prüfen Sie insbesondere folgende Angaben:
- AHV-Nummer;
- Vorname und Nachname;
- Geburtsdatum;
- Geschlecht;
- Nationalität;
- Zivilstand.
Wie erfasse ich persönliche Angaben?
- Öffnen Sie bei einem Neueintritt die Checkliste.
- Erstellen Sie mit «+» einen neuen Eintrag.
- Wählen Sie «Neueintritt» per Doppelklick. Sie gelangen direkt zur Erfassungsseite «Persönliche Angaben».
- Belassen Sie den Status auf «Aktiv», wenn die Vertragsangaben bekannt sind. Setzen Sie den Status auf «Bewerber», wenn der Vertrag noch fehlt.
- Erfassen Sie alle Pflichtfelder gemäss Maske.
- Aktivieren Sie «Sozialversicherungsnummer unbekannt», falls noch keine AHV-Nummer vorhanden ist.
- Speichern Sie die Angaben.
Welche zusätzlichen Angaben können erforderlich sein?
Für die Quellensteuer müssen bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden zusätzliche Angaben vollständig hinterlegt sein. Dazu gehören insbesondere die Konfession und, bei ausländischen Mitarbeitenden, die Aufenthaltskategorie.
Für die Lohnstrukturerhebung sind zudem weitere Angaben erforderlich, beispielsweise zur Krankenkasse sowie zum erlernten Beruf oder zur Ausbildung.
Die vollständigen Quellensteuerangaben finden Sie im Beitrag «Welche Quellensteuerangaben muss ich im Mitarbeiterstamm erfassen?».
Wie ändere ich bestehende persönliche Angaben?
- Öffnen Sie den gewünschten Mitarbeitenden im Mitarbeiterstamm.
- Wechseln Sie unter Mitarbeiterdaten zu Persönliche Angaben.
- Kontrollieren Sie die bestehenden Angaben.
- Korrigieren oder ergänzen Sie die Angaben, die sich geändert haben.
- Speichern Sie die Änderungen.
Was muss ich bei Änderungen zusätzlich beachten?
Prüfen Sie, ob die Änderung Auswirkungen auf weitere Stammdaten oder Meldungen hat. Dies ist insbesondere bei Änderungen des Zivilstands, der Familiensituation, der Nationalität oder des Wohnsitzes relevant.
Bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden können Änderungen der persönlichen Verhältnisse eine Anpassung der Quellensteuerangaben oder eine Quellensteuer-Mutation erforderlich machen.
Das Vorgehen für Quellensteuer-Mutationen finden Sie im Beitrag «Wie nehme ich Quellensteuer-Korrekturen und Mutationen vor?».
Wann sollte ich die persönlichen Angaben kontrollieren?
Kontrollieren Sie die persönlichen Angaben insbesondere:
- bei einem Neueintritt;
- bei Änderungen persönlicher Angaben;
- vor der elektronischen Lohnmeldung (ELM);
- vor dem Dezember-Lohnlauf;
- mindestens einmal pro Jahr.
Eine Übersicht der zu kontrollierenden Stammdaten finden Sie im Beitrag «Weshalb ist es wichtig, die Stammdaten der Mitarbeitenden korrekt zu erfassen und aktuell nachzuführen?».