Einleitung
Vollständige und korrekte Mitarbeitenden-Stammdaten sind eine wichtige Voraussetzung für einen reibungslosen Monats- und Jahresabschluss in miruSocial. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben können zu Problemen bei der elektronischen Lohnmeldung (ELM), bei statistischen Meldungen sowie bei der Erstellung von Lohnausweisen führen.
Mit einer regelmässigen Stammdatenkontrolle stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen aktuell und vollständig sind.
Voraussetzungen, Erklärungen und Hilfsmittel
Für die Prüfung benötigen Sie:
- Zugriff auf die Mitarbeitenden-Stammdaten in miruSocial
Das Stammdatenblatt Mitarbeitende als Kontrollhilfe mit aktuellen Angaben Ihrer Mitarbeitende
Warum sollten Sie die Stammdaten kontrollieren?
Die Stammdaten bilden die Grundlage für zahlreiche Prozesse in miruSocial.
Vollständige Angaben sind wichtig für:
- die elektronische Lohnmeldung (ELM)
- Lohnausweise
- AHV- und Sozialversicherungsabrechnungen
- statistische Meldungen an Behörden
- die Lohnstrukturerhebung (LSE)
- Auswertungen und Statistiken
- den Jahresabschluss
Fehlende oder falsche Angaben können zu Fehlermeldungen, Rückweisungen oder unvollständigen Auswertungen führen.
Wann sollten Sie die Stammdaten prüfen?
Wir empfehlen eine vollständige Kontrolle:
- beim Eintritt neuer Mitarbeitender
- bei Änderungen persönlicher Angaben
- vor der elektronischen Lohnmeldung (ELM)
- vor dem Dezember-Lohnlauf
- mindestens einmal pro Jahr
Die jährliche Kontrolle hilft dabei, Fehler vor dem Jahresabschluss frühzeitig zu erkennen.
Welche Daten sollten Sie kontrollieren?
Persönliche Angaben
Prüfen Sie insbesondere:
- AHV-Nummer
- Vorname und Nachname
- Geburtsdatum
- Geschlecht
- Nationalität
- Zivilstand
Diese Angaben werden unter anderem für Sozialversicherungen, Behördenmeldungen und statistische Auswertungen benötigt.
Adressdaten
Kontrollieren Sie:
- Strasse und Hausnummer
- Postleitzahl
- Wohnort
- Wohnsitzstaat
Veraltete Adressdaten können zu Problemen bei Lohnausweisen oder Korrespondenz führen.
Angaben zum Arbeitsverhältnis
Prüfen Sie:
- Eintrittsdatum
- Austrittsdatum
- Vertragsart
- Funktion
- Pensum beziehungsweise Beschäftigungsgrad
Diese Informationen sind für Auswertungen, Statistiken und Jahresabschlussarbeiten relevant.
Arbeitszeitangaben
Kontrollieren Sie:
- Beschäftigungsgrad
- Soll-Arbeitszeit
- Wochenarbeitszeit
Fehlende oder falsche Angaben können statistische Erhebungen und Auswertungen beeinflussen.
Die erforderlichen Arbeitszeitangaben unterscheiden sich je nach Anstellungsart und Produktlinie.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel «Welche Arbeitszeitdaten müssen im Mitarbeiterstamm hinterlegt sein?».
Weitere Informationen finden Sie im Artikel «Welche Arbeitszeitdaten müssen im Mitarbeiterstamm hinterlegt sein?».
Statistische Angaben
Prüfen Sie insbesondere:
- Berufsangaben
- Ausbildungsstand
- BFS-relevante Merkmale
- weitere statistische Informationen gemäss den Anforderungen der Behörden
Diese Daten werden für statistische Meldungen und die Lohnstrukturerhebung benötigt.
Lohnbestandteile prüfen
Kontrollieren Sie, ob die hinterlegten Lohnbestandteile noch aktuell und vollständig sind.
Prüfen Sie insbesondere:
- Monats- oder Stundenlohn
- wiederkehrende Zulagen und Abzüge
- Ferien- und Feiertagsentschädigungen
- 13. Monatslohn
- weitere fixe oder variable Lohnbestandteile
Änderungen, die erst ab dem neuen Jahr gelten, sollten mit dem entsprechenden «Gültig ab»-Datum hinterlegt werden.
Bankverbindung
Kontrollieren Sie:
- IBAN
- Kontoinhaber
- Zahlungsinformationen
Fehlerhafte Bankdaten können zu Problemen bei der Lohnauszahlung führen.