Wenn ein Mitarbeitender freigestellt wird, stellt sich oft die Frage, wie dies im Lohnprogramm erfasst werden muss. Entscheidend ist dabei, ob das Arbeitsverhältnis bis zum Austrittsdatum weiterläuft und der Lohn weiterhin ausbezahlt wird oder ob das Arbeitsverhältnis sofort beendet wird.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Freistellungen in miruSocial korrekt behandeln und welche Besonderheiten bei der Lohnverarbeitung zu beachten sind.
Was bedeutet Freistellung?
Bei einer Freistellung wird der Mitarbeitende von der Arbeitspflicht entbunden, das Arbeitsverhältnis läuft aber grundsätzlich bis zum ordentlichen Austrittsdatum weiter.
Das bedeutet in der Regel:
- Der Mitarbeitende muss nicht mehr arbeiten.
- Der Arbeitgeber bezahlt den Lohn grundsätzlich bis zum Ende der Kündigungsfrist weiter.
- Das Arbeitsverhältnis und die Sozialversicherungen laufen grundsätzlich weiter.
- Der Mitarbeitende bleibt während dieser Zeit grundsätzlich an seine arbeitsvertraglichen Pflichten gebunden, soweit diese weiterhin gelten.
Voraussetzungen
Bevor Sie die Lohnverarbeitung durchführen, sollten folgende Informationen bekannt sein:
- Das vertragliche Austrittsdatum des Mitarbeitenden
- Ob das Arbeitsverhältnis bis zum Austritt weiterbesteht
- Ob der Mitarbeitende während der Freistellung weiterhin Lohn erhält
- Aktuelle Ferien-, Feiertags-, Freitage- und Überstundensaldi
Freistellung bis zum Austritt
Wann gilt dieser Fall?
Der Mitarbeitende arbeitet nicht mehr, bleibt jedoch bis zum vertraglichen Austrittsdatum angestellt und erhält weiterhin seinen Lohn.
Vorgehen
- Öffnen Sie den Mitarbeiterstamm.
- Erfassen Sie das effektive Austrittsdatum des Mitarbeitenden unter Arbeitsverhältnis
- Belassen Sie den Mitarbeitenden bis zu diesem Datum im normalen Lohnlauf.
- Erfassen Sie die Freistellung nicht als:
- Krankheit
- Unfall
- Ferien
- unbezahlte Absenz
- Führen Sie die monatliche Lohnabrechnung wie gewohnt durch.
- Gleichen Sie beim Austritt allfällige Ferien-, Feiertags-, Freitage- oder Überstundensaldi über den Punkt «Liste Monatstotal» aus.
Freistellung mit sofortigem Austritt
Wann gilt dieser Fall?
Wenn das Arbeitsverhältnis per sofort beendet wird, handelt es sich nicht um eine Freistellung bis zum Austritt, sondern um einen sofortigen Austritt beziehungsweise eine Auflösung des Arbeitsverhältnisses.
Vorgehen
- Erfassen Sie das Austrittsdatum im Mitarbeiterstamm.
- Erstellen Sie die letzte Lohnabrechnung.
- Prüfen Sie offene Ferien-, Feiertags-, Freitage- und Überstundensaldi.
- Zahlen Sie vorhandene Guthaben gemäss den betrieblichen Vorgaben aus über die Liste Monatstotal.
- Der Mitarbeitende wird anschliessend im Mitarbeiterstamm als «ausgetreten» geführt.
Hinweise
Freistellungen nicht als Absenz erfassen
Erhält ein Mitarbeitender während der Freistellung weiterhin Lohn und bleibt bis zum Austritt angestellt, darf die Freistellung nicht als Krankheit, Unfall, Ferien oder unbezahlte Absenz erfasst werden.
Saldi beim Austritt prüfen
Kontrollieren Sie vor dem endgültigen Austritt immer die offenen Saldi. Diese können über die Funktion «Liste Monatstotal» verarbeitet werden. Eine Anleitung zum Auszahlen der Saldi finden Sie hier: Wie werden beim Austritt eines Mitarbeitenden die Restsaldi ausbezahlt?