Introduzione
I dati anagrafici completi e corretti dei dipendenti sono una condizione fondamentale per una chiusura mensile e annuale senza problemi in miruSocial. Dati errati o incompleti possono causare problemi nella dichiarazione elettronica dei salari (ELM), nelle comunicazioni statistiche e nella preparazione dei certificati salariali.
Con un controllo regolare dei dati anagrafici, si assicura che tutte le informazioni rilevanti siano aggiornate e complete.
Prerequisiti, spiegazioni e strumenti
Per la verifica è necessario:
- Accesso ai dati anagrafici dei dipendenti in miruSocial
Il foglio dati anagrafici dipendenti come aiuto per il controllo con le informazioni aggiornate dei vostri dipendenti
Perché dovreste controllare i dati anagrafici?
I dati anagrafici costituiscono la base per numerosi processi in miruSocial.
Le informazioni complete sono importanti per:
- la dichiarazione elettronica dei salari (ELM)
- certificati salariali
- rendicontazioni AVS e assicurazioni sociali
- comunicazioni statistiche alle autorità
- il rilevamento della struttura salariale (LSE)
- valutazioni e statistiche
- la chiusura annuale
Dati mancanti o errati possono provocare messaggi di errore, respingimenti o valutazioni incomplete.
Quando dovreste controllare i dati anagrafici?
Consigliamo un controllo completo:
- all’assunzione di nuovi dipendenti
- in caso di modifiche ai dati personali
- prima della dichiarazione elettronica dei salari (ELM)
- prima della elaborazione degli stipendi di dicembre
- almeno una volta all’anno
Il controllo annuale aiuta a individuare tempestivamente errori prima della chiusura annuale.
Quali dati dovreste controllare?
Dati personali
Verificate in particolare:
- numero AVS
- nome e cognome
- data di nascita
- sesso
- nazionalità
- stato civile
Questi dati sono necessari, tra l’altro, per assicurazioni sociali, comunicazioni alle autorità e valutazioni statistiche.
Dati di indirizzo
Controllate:
- via e numero civico
- codice postale
- località
- paese di residenza
Dati di indirizzo obsoleti possono causare problemi con i certificati salariali o la corrispondenza.
Dati sul rapporto di lavoro
Verificate:
- data di assunzione
- data di cessazione
- tipo di contratto
- funzione
- percentuale di lavoro o grado di occupazione
Queste informazioni sono rilevanti per valutazioni, statistiche e lavori di chiusura annuale.
Dati sull’orario di lavoro
Controllate:
- grado di occupazione
- orario di lavoro previsto
- orario di lavoro settimanale
Dati mancanti o errati possono influenzare rilevamenti e valutazioni statistiche.
Dati statistici
Verificate in particolare:
- indicazioni professionali
- livello di formazione
- caratteristiche rilevanti per l’Ufficio federale di statistica (BFS)
- altre informazioni statistiche secondo le richieste delle autorità
Questi dati sono necessari per comunicazioni statistiche e il rilevamento della struttura salariale.
Coordinate bancarie
Controllate:
- IBAN
- intestatario del conto
- informazioni di pagamento
Dati bancari errati possono causare problemi nel pagamento degli stipendi.