Avec miruSocial, vous pouvez créer les certificats de salaire directement via les évaluations. Cet article vous montre étape par étape comment créer un certificat de salaire, sélectionner les collaborateurs, contrôler les données, terminer les certificats de salaire et les préparer dans E-Transfer pour la transmission électronique aux autorités fiscales cantonales.
Préparation
Avant de créer les certificats de salaire, assurez-vous que tous les décomptes de salaire de l’année concernée sont complets et correctement clôturés.
Procédure
- Dans le menu principal, ouvrez «Évaluations», puis sélectionnez «Évaluations certificat de salaire».
- Cliquez sur le symbole «+» pour créer un nouveau processus de certificat de salaire.
- Si des données de l’année précédente sont disponibles, vous pouvez reprendre certaines informations telles que les remarques, les positions d’adresse et les coordonnées de contact.
Remarque : un certificat de salaire ne peut être créé qu’une seule fois pour l’année sélectionnée. Les certificats de salaire déjà créés se trouvent sous «Afficher statut terminé».
Définir le certificat de salaire
- Sélectionnez l’année pour laquelle le certificat de salaire doit être créé.
- La désignation est générée automatiquement, mais peut être adaptée si nécessaire.
- Si aucune coordonnée de contact individuelle n’est enregistrée, le système reprend automatiquement les données standard de Système → Mandant.
- Les informations de l’entreprise concernant le chiffre 15 sont complétées à partir des paramètres de l’entreprise, si elles sont disponibles.
- Confirmez le nouveau processus en cliquant sur la coche verte.
- Passez ensuite de la vue en liste à la vue détaillée.
Remarque concernant le chiffre 15 : contrôlez les informations de l’entreprise concernant le chiffre 15 avant de créer les certificats de salaire, en particulier si elles s’appliquent à plusieurs collaborateurs.
Sélectionner les collaborateurs
- Cliquez sur «Créer» pour afficher la liste de tous les collaborateurs ayant perçu un salaire au cours de l’année sélectionnée.
- Sélectionnez les collaborateurs souhaités. Deux possibilités sont disponibles :
- Sélectionnez directement certains collaborateurs ou utilisez le symbole «+» pour sélectionner tous les collaborateurs.
- Utilisez «Fonctions globales» pour sélectionner plusieurs collaborateurs selon certains critères.
- Confirmez la sélection avec «OK».
Sélection via «Fonctions globales» : cette fonction permet de marquer plusieurs collaborateurs en une seule étape selon certains critères. Vous pouvez par exemple sélectionner les collaborateurs selon leur date d’entrée, avec ou sans date de sortie, au moyen d’un filtre spécial ou selon un centre de charge. Les marquages déjà effectués peuvent également être conservés ou la sélection existante peut être inversée. Confirmez ensuite le marquage avec «OK».
Départ en cours d’année : si un certificat de salaire doit déjà être créé pendant l’année pour une personne ayant quitté l’entreprise, sélectionnez uniquement cette personne lors de la création.
Un collaborateur n’apparaît plus dans la sélection : il est possible qu’un certificat de salaire ait déjà été créé pour cette personne pour l’année sélectionnée. Les certificats de salaire déjà créés se trouvent sous «Afficher statut terminé». Vous trouverez de plus amples informations dans l’article «Comment retrouver d’anciens certificats de salaire ?».
Contrôler les certificats de salaire
- Utilisez la fonction «Aperçu» pour contrôler les certificats de salaire avant de les terminer.
- Dans la vue détaillée, le certificat de salaire est visible pour chaque collaborateur.
- Le symbole de la loupe vous permet de consulter les positions de salaire attribuées.
- Les corrections peuvent être effectuées directement dans la grille salariale.
- Après une modification, les certificats de salaire doivent être générés à nouveau avec «Calculer».
- Pour effectuer des adaptations manuelles sur certains certificats de salaire, l’option «Manuel» peut être activée.
Important : après une adaptation manuelle ou une modification dans la grille salariale, vous devez toujours générer à nouveau le certificat de salaire avec «Calculer», puis le contrôler une nouvelle fois.
Contrôle détaillé par collaborateur : dans la partie inférieure de la vue détaillée, vous pouvez contrôler le certificat de salaire de chaque collaborateur individuellement. Si nécessaire, activez l’option «Manuel» pour adapter certaines données directement dans l’aperçu détaillé du collaborateur concerné.
Terminer les certificats de salaire
- Après avoir effectué tous les contrôles, cliquez sur «Terminer».
- Après la clôture, aucune modification n’est plus possible.
- Chaque certificat de salaire reçoit automatiquement une DocID.
Le certificat de salaire ne peut pas être terminé ? Vérifiez si des champs obligatoires ou certaines informations ou positions de salaire sont incomplets.
Imprimer les certificats de salaire
Imprimez les certificats de salaire et remettez-les à vos collaborateurs.
Transmettre les certificats de salaire aux autorités fiscales cantonales
Si vous souhaitez transmettre électroniquement les certificats de salaire aux autorités fiscales cantonales, les certificats de salaire terminés doivent tout d’abord être préparés sous forme de déclaration dans E-Transfer.
- Assurez-vous que les certificats de salaire ont été contrôlés et terminés.
- Dans le certificat de salaire, cliquez sur «Transmettre».
- Une déclaration contenant les certificats de salaire est alors créée en arrière-plan dans E-Transfer.
- Passez ensuite dans E-Transfer.
- Ouvrez la déclaration mise à disposition et transmettez-la comme les autres déclarations ELM.
Important : lorsque vous cliquez sur «Transmettre» dans le certificat de salaire, les données ne sont pas encore envoyées directement au canton. Les certificats de salaire sont uniquement préparés sous forme de déclaration dans E-Transfer. La transmission électronique effective au canton concerné n’a lieu que dans E-Transfer.
Vous trouverez de plus amples informations sur le processus de transmission dans l’article «Comment transmettre les déclarations annuelles AVS, AF, IJM, LAA et LAAC via E-Transfer ?».
Remarque : l’obligation de transmettre les certificats de salaire s’applique aux cantons BE, BS, FR, JU, LU, NE, SO, VD et VS.
Erreur lors de la transmission : si un message d’erreur apparaît dans E-Transfer ou si la déclaration ne peut pas être transmise, contactez le Support.