Wie erstelle und übermittle ich einen Lohnausweis in miruSocial?

Mit miruSocial können Sie Lohnausweise direkt über die Auswertungen erstellen. Dieser Artikel zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie einen Lohnausweis anlegen, die Mitarbeitenden auswählen, die Angaben kontrollieren, die Lohnausweise abschliessen und für die elektronische Übermittlung an die kantonalen Steuerbehörden im E-Transfer bereitstellen.

Vorbereitung

Bevor Sie die Lohnausweise erstellen, stellen Sie sicher, dass alle Lohnabrechnungen des betreffenden Jahres vollständig und korrekt abgeschlossen sind.

Vorgehen

1. Öffnen Sie über das Hauptmenü den Bereich «Auswertungen» und wählen Sie anschliessend «Auswertungen Lohnausweis».
2. Klicken Sie auf das «+»-Symbol, um einen neuen Lohnausweis-Prozess zu erstellen.
3. Falls Daten aus dem Vorjahr vorhanden sind, können Angaben wie Bemerkungen, Adresspositionen und Kontaktinformationen übernommen werden.

Hinweis: Ein Lohnausweis kann für das gewählte Jahr nur einmal erstellt werden. Bereits erstellte Lohnausweise finden Sie über «Erledigte anzeigen».

Lohnausweis definieren

1. Wählen Sie das Jahr, für welches der Lohnausweis erstellt wird.
2. Die Bezeichnung wird automatisch generiert, kann jedoch bei Bedarf angepasst werden.
3. Wenn keine individuellen Kontaktangaben hinterlegt sind, übernimmt das System automatisch die Standardangaben aus System → Mandant.
4. Betriebliche Angaben zu Ziffer 15 werden - sofern vorhanden - aus den betrieblichen Vorgaben ergänzt.
5. Bestätigen Sie den neu eröffneten Prozess durch einen Klick auf den grünen Haken.
6. Wechseln Sie anschliessend von der Listenansicht in die Detailansicht.

Hinweis zu Ziffer 15: Prüfen Sie betriebliche Angaben zu Ziffer 15 bereits vor der Erstellung der Lohnausweise, insbesondere wenn diese für mehrere Mitarbeitende gelten.

Mitarbeitende auswählen

1. Klicken Sie auf «Erstellen», um eine Übersicht aller Mitarbeitenden anzuzeigen, die im gewählten Jahr einen Lohn erhalten haben.
2. Wählen Sie die gewünschten Mitarbeitenden aus. Dafür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
   • Wählen Sie einzelne Mitarbeitende direkt aus oder markieren Sie über das Plus-Symbol «+» alle Mitarbeitenden.
   • Nutzen Sie «Globale Funktionen», wenn Sie mehrere Mitarbeitende anhand bestimmter Kriterien auswählen möchten.
3. Bestätigen Sie die Auswahl mit «OK».

Auswahl über «Globale Funktionen»: Über die Markierungsfunktion können Sie mehrere Mitarbeitende in einem Schritt anhand bestimmter Kriterien auswählen. Sie können beispielsweise Mitarbeitende nach Eintritt, mit oder ohne Austrittsdatum, über einen speziellen Filter oder nach Kostenstelle markieren. Bereits gesetzte Markierungen können bei Bedarf beibehalten oder die bestehende Auswahl invertiert werden. Bestätigen Sie die Auswahl anschliessend mit «OK».

Unterjähriger Austritt: Soll für eine ausgetretene Person bereits während des Jahres ein Lohnausweis erstellt werden, wählen Sie bei der Erstellung nur diese Person aus.

Mitarbeitende werden nicht mehr angezeigt: Wird eine mitarbeitende Person nicht mehr zur Auswahl angezeigt, wurde für sie im gewählten Jahr möglicherweise bereits ein Lohnausweis erstellt. Bereits erstellte Lohnausweise finden Sie über «Erledigte anzeigen». Weitere Informationen finden Sie im Artikel «Wie finde ich alte Lohnausweise?».

Lohnausweise kontrollieren

1. Nutzen Sie die Funktion «Vorschau», um die Lohnausweise vor dem Abschluss zu kontrollieren.
2. In der Detailansicht ist der Lohnausweis für jeden Mitarbeitenden ersichtlich.
3. Über das Lupen-Symbol können Sie die zugeordneten Lohnpositionen einsehen.
4. Korrekturen können direkt im Lohnraster vorgenommen werden.
5. Nach Anpassungen müssen die Lohnausweise über «Rechnen» neu generiert werden.
6. Für manuelle Bearbeitungen einzelner Lohnausweise kann die Option «Manuell» aktiviert werden.

Wichtig: Nach manuellen Anpassungen oder Änderungen im Lohnraster müssen Sie den Lohnausweis immer erneut über «Rechnen» generieren und anschliessend nochmals kontrollieren.

Detailkontrolle pro Mitarbeitenden: Im unteren Bereich der Detailansicht können Sie den Lohnausweis jedes Mitarbeitenden einzeln kontrollieren. Falls notwendig, aktivieren Sie «Manuell», um einzelne Angaben beim betreffenden Mitarbeitenden anzupassen.

Lohnausweise abschliessen

1. Nach erfolgreicher Kontrolle klicken Sie auf «Abschliessen».
2. Nach dem Abschluss sind keine Bearbeitungen mehr möglich.
3. Jeder Lohnausweis erhält automatisch eine DocID.

Kann der Lohnausweis nicht abgeschlossen werden? Prüfen Sie, ob Pflichtfelder fehlen oder Angaben beziehungsweise Lohnpositionen unvollständig sind.

Lohnausweise drucken

Drucken Sie die Lohnausweise aus und geben Sie diese Ihren Mitarbeitenden ab.

Lohnausweise an die kantonalen Steuerbehörden übermitteln

Wenn Sie die Lohnausweise elektronisch an die kantonalen Steuerbehörden übermitteln möchten, müssen die abgeschlossenen Lohnausweise zuerst als Meldung im E-Transfer bereitgestellt werden.

1. Stellen Sie sicher, dass die Lohnausweise kontrolliert und abgeschlossen wurden.
2. Klicken Sie im Lohnausweis auf «Übermitteln».
3. Im Hintergrund wird dadurch eine Meldung mit den Lohnausweisen im E-Transfer erstellt.
4. Wechseln Sie anschliessend in den E-Transfer.
5. Öffnen Sie dort die bereitgestellte Meldung und übermitteln Sie diese wie die übrigen ELM-Meldungen.

Wichtig: Mit dem Klick auf «Übermitteln» im Lohnausweis werden die Daten noch nicht direkt an den Kanton gesendet. Die Lohnausweise werden dadurch lediglich als Meldung im E-Transfer bereitgestellt. Die eigentliche elektronische Übermittlung an den zuständigen Kanton erfolgt erst im E-Transfer.

Weitere Informationen zum Ablauf der Übermittlung finden Sie im Artikel «Wie übermittle ich die Jahresmeldungen für AHV, FAK, KTG, UVG und UVGZ via E-Transfer?».

Hinweis: Für die Kantone BE, BS, FR, JU, LU, NE, SO, VD und VS gilt die Lohnmeldepflicht.

Fehler bei der Übermittlung: Tritt im E-Transfer eine Fehlermeldung auf oder kann die Meldung nicht übermittelt werden, wenden Sie sich an den Support.