Introduzione
I dati anagrafici completi e corretti dei dipendenti sono una condizione importante per una chiusura mensile e annuale senza problemi in miruSocial. Dati errati o incompleti possono causare problemi nella comunicazione elettronica dei salari (ELM), nelle segnalazioni statistiche e nella compilazione delle certificazioni salariali.
Con un controllo regolare dei dati anagrafici, si assicura che tutte le informazioni rilevanti siano aggiornate e complete.
Requisiti, spiegazioni e strumenti
Per la verifica è necessario:
- Accesso ai dati anagrafici dei dipendenti in miruSocial
Il foglio dati anagrafici dipendenti come aiuto di controllo con le informazioni aggiornate dei vostri dipendenti
Perché dovreste controllare i dati anagrafici?
I dati anagrafici costituiscono la base per numerosi processi in miruSocial.
Le informazioni complete sono importanti per:
- la comunicazione elettronica dei salari (ELM)
- certificazioni salariali
- rendicontazioni AVS e assicurazioni sociali
- segnalazioni statistiche alle autorità
- l’indagine sulla struttura salariale (LSE)
- valutazioni e statistiche
- la chiusura annuale
Dati mancanti o errati possono causare messaggi di errore, respingimenti o valutazioni incomplete.
Quando dovreste controllare i dati anagrafici?
Raccomandiamo un controllo completo:
- all’ingresso di nuovi dipendenti
- in caso di modifiche alle informazioni personali
- prima della comunicazione elettronica dei salari (ELM)
- prima dell’elaborazione salariale di dicembre
- almeno una volta all’anno
Il controllo annuale aiuta a individuare tempestivamente errori prima della chiusura annuale.
Quali dati dovreste controllare?
Dati personali
Controllate in particolare:
- numero AVS
- nome e cognome
- data di nascita
- sesso
- nazionalità
- stato civile
Queste informazioni sono necessarie, tra l’altro, per le assicurazioni sociali, le segnalazioni alle autorità e le valutazioni statistiche.
Dati di indirizzo
Controllate:
- via e numero civico
- codice postale
- località
- paese di domicilio
Dati di indirizzo obsoleti possono causare problemi nelle certificazioni salariali o nella corrispondenza.
Informazioni sul rapporto di lavoro
Controllate:
- data di assunzione
- data di cessazione
- tipo di contratto
- funzione
- percentuale o grado di occupazione
Queste informazioni sono rilevanti per valutazioni, statistiche e lavori di chiusura annuale.
Informazioni sull’orario di lavoro
Controllate:
- grado di occupazione
- orario di lavoro previsto
- orario settimanale
Dati mancanti o errati possono influenzare rilevazioni e valutazioni statistiche.
Le informazioni sull’orario di lavoro richieste variano a seconda del tipo di impiego e della linea di prodotto.
Ulteriori informazioni sono disponibili nell’articolo «Quali dati sull’orario di lavoro devono essere registrati nell’anagrafica dipendenti?».
Ulteriori informazioni sono disponibili nell’articolo «Quali dati sull’orario di lavoro devono essere registrati nell’anagrafica dipendenti?».
Dati statistici
Controllate in particolare:
- informazioni professionali
- livello di formazione
- caratteristiche rilevanti per l’Ufficio federale di statistica (UFS)
- altre informazioni statistiche secondo le richieste delle autorità
Questi dati sono necessari per le segnalazioni statistiche e l’indagine sulla struttura salariale.
Controllo delle componenti salariali
Verificate se le componenti salariali registrate sono ancora attuali e complete.
Controllate in particolare:
- salario mensile o orario
- indennità e detrazioni ricorrenti
- indennità per ferie e festività
- tredicesimo mese
- altre componenti salariali fisse o variabili
Le modifiche valide solo dal nuovo anno dovrebbero essere registrate con la relativa data di «valido da».
Coordinate bancarie
Controllate:
- IBAN
- intestatario del conto
- informazioni di pagamento
Dati bancari errati possono causare problemi nel pagamento degli stipendi.