Come si effettua l’elaborazione mensile dei salari?

Introduzione

Con l’elaborazione mensile dei salari vengono creati i conteggi salariali dei collaboratori ed eseguito il pagamento dei salari. L’assistente «Elaborazione dei salari» vi guida passo dopo passo attraverso tutte le verifiche e le fasi di elaborazione necessarie.

È importante elaborare i singoli punti di controllo nell’ordine indicato. Alcuni passaggi dipendono l’uno dall’altro e influiscono direttamente sul calcolo dei salari.

Requisiti

Prima di iniziare, assicuratevi che:

• le entrate e le uscite siano aggiornate;
• tutti i dati salariali rilevanti siano disponibili;
• le componenti salariali variabili siano note;
• sia stato selezionato il periodo salariale (mese) corretto.

Istruzioni passo dopo passo

Aprite l’assistente tramite:

Liste di controllo > Elaborazione dei salari

La procedura guidata «Lavorazione stipendio» contiene i seguenti punti da esaminare e possibilità di mutazione, avviabili facendo clic sul pulsante «Avvia azione»:

• Assenze / Servizi
• Compensare i saldi
• Inizio totale mensile (linea di prodotti Basic & Extra / dati con riferimento temporale)
• Assegnare la posizione salariale (dati salariali variabili, non ricorrenti)
• IF Motivi di mutazione (EMA)
• 13ª mensilità
• Calcolare tutti i salari
• Controllare i conteggi salariali
• Eseguire pagamento
• Stampare la busta paga all’uscita (p.es. in caso di uscita a metà mese)

1. Assenze / Servizi

Registrate innanzitutto tutte le assenze rilevanti, ad esempio:

• malattia
• infortunio
• maternità
• vacanze
• altre assenze

Esempio: registrazione vacanze

Nota: Affinché le assenze vengano considerate, devono essere registrate prima di inserire i totali mensili nell’elenco «Totale mensile».

2. Compensare i saldi in caso di uscita (solo per la linea di prodotto Total)

Affinché il collaboratore sia presente nell’elenco, la sua data di uscita deve essere impostata nel mese in corso. Se avete selezionato nelle informazioni sull’orario di lavoro «Pagamento automatico dei saldi all’uscita», i crediti residui vengono ripresi automaticamente nella colonna «Pagati». In caso contrario immettete nella colonna il valore che desiderate versare.

3. Inizio totale mensile

Qui è possibile indicare per i singoli collaboratori le ore, le ore supplementari, i supplementi notturni, le cifre d’affari ecc. e controllare i giorni di assenza precedentemente registrati alla voce «Assenze / Servizi».

Nota: Il campo «Definizione colonne» permette di mostrare o nascondere i campi di immissione necessari. Inoltre, è possibile selezionare i gruppi di collaboratori da visualizzare: nessun controllo ore, solo totale mensile, immissione giornaliera o collaboratori con timbratura tramite marcatempo.

4. Assegnare la posizione salariale

Con questo punto è possibile attribuire specifiche voci salariali a determinati collaboratori, p.es. varie indennità per spese o deduzioni come la quantità di pasti consumati. Qui potete inoltre indicare eventuali indennità giornaliere per malattia o dell’assicurazione contro gli infortuni e indennità IPG.

Registrazione dei pasti consumati

1. Selezionate i collaboratori.
2. Selezionate la posizione «660 Vitto».
3. Selezionate la sottoposizione desiderata.
4. Attivate:
   • «Interrogare i collaboratori singolarmente»
   • «Calcolare automaticamente i collaboratori»

• Cliccate su «OK» per accedere alla maschera di registrazione successiva.
• Immettete la quantità di pasti consumati nella colonna «Fattore».

5. Registrare i motivi di mutazione dell’imposta alla fonte nella checklist (EMA)

Utilizzate questa fase per:

• le entrate
• le modifiche dell’imposta alla fonte
• le uscite

Registrate i motivi di modifica dell’imposta alla fonte (EMA) cliccando sulla lente d’ingrandimento del collaboratore interessato:

1. Cliccate sul segno più per aprire una nuova notifica di modifica.

2. Selezionate l’anno e il mese che devono essere modificati o corretti. Se devono essere modificati più mesi, è necessario elaborarli singolarmente.

3. Cliccate su «Compila valori». Il programma salari esegue ora il calcolo sulla base dei nuovi dati inseriti. La correzione viene visualizzata automaticamente nel conteggio salariale.
   • Importante: Affinché i valori possano essere compilati automaticamente, è indispensabile che sia stato precedentemente creato un nuovo record con i valori corrispondenti nei dati di base del collaboratore.
4. Salvate il record con il segno di spunta verde.
5. Inserite quindi il motivo della modifica. Per avviare l’inserimento, cliccate sul segno più nella parte inferiore. Questo diventa attivo solo dopo aver completato il passaggio precedente.

6. Salvate i dati inseriti con il segno di spunta verde.

6. 13ª mensilità

Avviate il punto di controllo «13ª mensilità» per selezionare i collaboratori ai quali desiderate versare la quota della 13ª mensilità nel mese in corso.

Importante:

• Se la casella non è selezionata, il programma salari costituisce gli accantonamenti solo se la 13ª mensilità è stata definita di conseguenza tra le componenti salariali nei dati di base del collaboratore.
• Se effettuate più elaborazioni salariali nello stesso mese, rimangono selezionati anche i collaboratori per i quali i salari sono già stati pagati.

7. Calcolare tutti i salari

Cliccando sul pulsante «Avvia azione» avviate il punto «Calcolare tutti i salari». In questo modo vi assicurate che venga effettuato il conteggio salariale per tutti i collaboratori attivi.Questo punto di controllo non aggiorna soltanto i conteggi salariali esistenti. Nel periodo salariale aperto vengono ricreati anche i conteggi salariali mancanti o precedentemente eliminati.

8. Controllare i conteggi salariali

Con il pulsante «Avvia azione» eseguite il punto «Controllare i conteggi salariali».

Selezionate i collaboratori per i quali desiderate verificare il conteggio salariale, oppure sulla pagina successiva cliccate su «Marcare tutti».

Non appena confermate i collaboratori selezionati con «OK», venite indirizzati direttamente nel programma salari alla pagina del conteggio salariale, che potete mutare per ogni collaboratore selezionato.

Una volta controllati e corretti tutti i salari, chiudete la scheda «Conteggio del salario» e tornate al processo di elaborazione dei salari cliccando su «Lista di controllo» nella finestra in alto a sinistra.

Nota

Finché il periodo salariale non è ancora stato chiuso, un conteggio salariale eliminato o mancante può essere ricalcolato. A tale scopo, eseguite nuovamente il punto di controllo «Calcolare tutti i salari» e successivamente create o verificate di nuovo il conteggio salariale.

Se desiderate modificare la lingua del conteggio salariale per singoli collaboratori, seguite le istruzioni contenute nell’articolo «Come posso modificare la lingua della busta paga?».

9. Eseguire pagamento

Con il pulsante «Avvia azione» eseguite il punto «Eseguire pagamento».

Con questa azione viene registrato il pagamento del salario netto e il pagamento viene visualizzato nel conteggio salariale.

Che cosa significa l’importo residuo o riportato?

L’importo residuo o riportato corrisponde alla differenza tra il salario netto calcolato e il pagamento registrato.

• Se il pagamento corrisponde al salario netto, l’importo residuo o riportato è pari a 0.00.
• Se il pagamento non corrisponde al salario netto, la differenza rimane come importo residuo da riportare.

Un importo residuo ancora aperto viene riportato al periodo salariale successivo.

Come ottenere un importo residuo pari a 0.00?

Affinché non rimanga alcun importo residuo, il pagamento registrato deve corrispondere al salario netto calcolato.

Procedete come segue:

1. Controllate il salario netto calcolato nel conteggio salariale.
2. Eseguite il punto «Eseguire pagamento».
3. Assicuratevi che l’importo del pagamento registrato corrisponda al salario netto.
4. Controllate nuovamente il conteggio salariale. L’importo residuo dovrebbe essere pari a 0.00.

Se è già stato registrato un pagamento errato, eliminatelo prima e successivamente eseguite di nuovo il punto «Eseguire pagamento».

Ulteriori informazioni sono disponibili nell’articolo Come eliminare un pagamento?

Se non viene eseguito alcun pagamento per un collaboratore, l’intero salario netto rimane aperto e viene riportato al periodo salariale successivo.

Nella maschera successiva selezionate il tipo di pagamento desiderato e cliccate su «Pagamento».

Per i versamenti tramite ISO 20022 salvate il file di pagamento sul vostro computer come file XML. Potete quindi caricare questo file nel vostro e-banking.

10. Stampare la busta paga

Avviate questa operazione per stampare i conteggi salariali. Tenete presente che i conteggi salariali possono cambiare prima della chiusura del periodo salariale in seguito all’elaborazione del controllo delle ore (linea di prodotto Total) o a registrazioni di incapacità lavorativa sotto «Assenze / Servizi».